5 Kesalahan Fatal dalam Menulis Email secara Sopan, Elegan dan Persuasif

Sudah banyak yang komplain dengan kualitas email yang dikirim dedek-dedek muda generasi milenial. Isinya sering nggak sopan dan acap susah dipahami karena pakai bahasa alay. Seringkali mereka menulis email formal dengan gaya seperti chat dengan teman-temannya.

Sejumlah pihak menyebut etika penulisan email yang sopan dan profesional sama sekali tidak dipahami oleh anak-anak muda generasi milenial.

Saya sendiri terus terang sering menerima email yang acap isinya mengandung sejumlah kesalahan serius dalam tata komunikasi yang profesional.

Ingat, cara penulisan email yang buruk — apalagi email untuk mengirim lamaran kerja – dengan segera akan membuat nama Anda tersingkir.

Berikut 5 kesalahan fatal dalam penulisan email, baik email untuk urusan pekerjaan ataupun untuk lamaran kerja.

Kesalahan #1 : Alamat Email

Ini jenis kesalahan yang tampak sepele namun sangat mendasar.

Intinya : saya sering melihat orang mengirim email dengan alamat email yang sangat norak. Misal : pemujaHati@hotmail.com. Atau dengan alamat email katrok seperti : jxc1238**@ymail.com

Bahkan kadangkala ada dedek-dedek muda mengirim email lamaran kerja dengan meminjam alamat email pacarnya. Doh. So unprofessional.

Alamat email yang tidak elegan dengan segera menunjukkan pengirimnya juga tidak elegan.

Jika mengirim email untuk urusan pekerjaan profesional, selalu gunakan nama email yang benar dan profesional.

Disini ada semacam standar dunia penamaan alamat email : yakni sebaiknya menggunakan nama lengkap Anda dengan tanda titik sebagai pemisah.

Misal :
Yodhia.antariksa@yahoo.com

Atau
Dewi.Kumala@gmail.com

Jika nama sudah digunakan bisa memakai nama yang dibalik misal :
Antariksa.yodhia@gmail.com

Hindari nama email dengan kode angka atau tanggal lahir atau kode aneh macam XYZDE.

Sebaiknya, gunakan gmail karena kesannya lebih bagus. Kalau masih pakai yahoo, oke juga. Kalau bisa jangan pakai hotmail dan sekelasnya. So jadul.

Kesalahan # 2 : Subjek Email Kosong

Saya sering menerima email dengan subjek yang kosong. Ini juga adalah kesalahan fatal yang acap berulang karena pengirimnya tidak teliti dan ceroboh.

Anak-anak muda yang masih kuliah atau baru lulus, terlalu sering mengirim email dengan subjek kosong. Ini benar-benar menyebalkan.

Jangan pernah lupa untuk mengisi subjek email Anda dengan kalimat yang lugas dan meringkaskan isi topik email.

Contoh subjek yang pas misalnya :

Undangan Menjadi Pembicara Seminar Bisnis Online
atau
Permohonan Wawancara untk Riset tentang Social Media Marketing
atau
Application Letter for Big Data Analyst Position
atau
Surat Lamaran Kerja untuk Posisi Asisten Manajer Pemasaran

Kesalahan # 3 : Tidak ada kalimat sapaan awal nama si penerima email.

Saya juga sering menerima email tanpa salam pembuka yang menyebut nama saya. Isinya langsung nyerocos aja. Sama sekali tidak sopan dan bikin ilfil. Kalau pengirimnya tidak saya kenal, biasanya email seperti ini langsung saya delete, dan tidak akan saya baca. Buang-buang waktu.

PLEASE selalu awali email Anda dengan sapaan kepada nama penerimanya.

Contoh :
Dear Pak Yodhia

Atau lengkapi posisinya karena ini akan elegan dan lebih persuasif kesannya.

Misal :
Dear Mas Yodhia
Bl