Sebagai konsultan, saya sering berkantor di ruangan kantor klien saya. Karena klien saya beragam, saya jadi menemui lingkungan kantor yang beragam pula. Ada kantor yang agak kumuh, lengkap dengan asap rokok yang bertebaran di banyak sudut. Namun ada pula, kantor klien yang resik, tertata rapi, dan bikin hati wow setiap kali datang ke dalamnya. Masuk ke kantor yang seperti ini ibarat masuk ke lobi hotel bintang lima : bikin perasaan adem dan sekaligus bergairah.

Saya berharap lingkungan kantor Anda masuk dalam kategori yang kedua itu. Sebab banyak studi menunjukkan, lingkungan kantor yang resik, nyaman, dan rapi sangat berperan dalam mendongkrak produktivitas dan kinerja karyawan.

Disinilah kita lalu berkenalan dengan konsep 5 S. Apa itu 5S dan bagaimana cara menerapkannya, kita akan membahasnya kali ini.

5S sendiri merupakan singkatan dari bahasa Jepang (sebab konsep ini memang pada awalnya dikembangkan oleh pabrik-pabrik di Jepang seperrt Toyota, Canon dan Bridgestone).

5 S adalah singkatan dari SEIRI, SEITON, SEISO, SEISUTKE dan SHITSUKE. Dalam bahasa Indonesia sering juga diganti menjadi 5R atau singkatan dari Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. Mari segera kita ulik satu persatu.

SEIRI = Pemilahan (atau Ringkas). Elemen yang pertama ini tak lain merupakan kegiatan memilah segala barang yang benar-benar diperlukan dan kemudian menyingkirkan yang tidak diperlukan dari tempat kerja.

Sekarang coba segera tengok meja disekeliling Anda. Apakah disekitar meja Anda terdapat tumpukan dokumen usang yang sudah berbulan-bulan tidak pernah disentuh dan nyangkruk memenuhi ruangan, meja dan lemari kerja disekitar Anda.

Setiap bulan atau bahkan setiap minggu, Anda dan rekan kerja Anda mestinya melakukan proses pemilhan : untuk segera menyingkirkan dan membuang tumpukan kertas atau peralatan/spare parts bekas yang tidak lagi dibutuhkan.

SEITON = Penataan (atau Rapi). Elemen yang kedua adalah kegiatan menata tata letak peralatan/perlengkapan kerja dengan rapi sehingga memudahkan untuk mencari, menemukan, serta mengembalikan.

Aduh, staples saya dimana ya? Aduh dokumen laporan yang kemarin saya bikin ketlingsut dimana ya? File excel yang saya bikin minggu lalu saya taruh di folder apa ya?

Berapa kali ungkapan seperti itu Anda ucapkan? Pesannya jelas : semua ini terjadi karena kita jarang menata peralatan dan perlengkapan kerja kita dengan rapi. Sebagian ditaruh dengan sembarangan. Folder management juga kacau. Sehingga kadang, butuh waktu lebih dari 10 menit hanya untuk menemukan dimana laporan kita “lenyap” entah kemana.

SEISO = Pembersihan (atau Resik). Artinya jelas : yakni kegiatan bersih-bersih tempat kerja, mesin, perlengkapan dan peralatan kerja. Kalau pekerjaan Anda melibatkan banyak peralatan kerja dan mesin, seiso merupakan elemen fundamental.

Suatu saat saya pernah datang ke pabrik klien saya yang penuh dengan turbin dan mesin-mesin. Yang mencengangkan : semua tertata rapi dan lantai pabrik serta semua turbin/mesin itu benar-benar bersih dan kinclong. Saya seperti merasa masuk ke hotel bintang lima, bukan masuk ke ruangan pabrik (yang biasanya penuh dengan oli bekas dan perkakas bekas berserakan dimana-mana)

SEIKETSU = Perawatan (atau Rawat). Atau merupakan kegiatan memelihara fasilitas tempat kerja, serta peralatan kerja secara teratur. Budaya merawat ini yang amat kurang, terutama pada pegawai pemerintahan. Banyak gedung pemerintahan baru dibangun empat bulan, namun sudah kumuh dan WC-nya jorok. Membangun itu mudah, namun merawat dengan penuh ketekunan adalah hal lain.

SHITSUKE : Pendisiplinan (Rajin). Artinya bagaimana empat elemen diatas dilakoni secara istiqomah, dan lantas bisa menjadi sebuah kebiasaan/disiplin kerja yang kokoh. Elemen 4S diatas hanya akan bisa berjalan, jika elemen shitsuke ini dijalani dengan penuh ketekunan.

Kalau kantor Anda sekarang sudah memiliki proses dan program 5S, great, silakan diteruskan dengan konsisten. Jika belum, saat ini juga Anda perlu memelopori budaya 5S ini di lingkungan kantor Anda.

Budaya kerja 5S ini powerful dan bersifat menular : artinya begitu 5S atau 5R ini telah menjadi budaya, maka pelan-pelan kinerja beragam bidang di organisasi itu juga ikut menjulang. Banyak perusahaan yang melalui metode 5S ini akhirnya mampu melakukan transformasi kinerja bisnisnya secara dramatis.

Oh dan tentu saja, lingkungan kantor mereka menjadi adem, asri dan nyaman untuk dihuni.

Photo credit by Pasz.nl @flickr.com