Metode 5S : Membuat Kantor Anda seperti Hotel Bintang Lima

Sebagai konsultan, saya sering berkantor di ruangan kantor klien saya. Karena klien saya beragam, saya jadi menemui lingkungan kantor yang beragam pula. Ada kantor yang agak kumuh, lengkap dengan asap rokok yang bertebaran di banyak sudut. Namun ada pula, kantor klien yang resik, tertata rapi, dan bikin hati wow setiap kali datang ke dalamnya. Masuk ke kantor yang seperti ini ibarat masuk ke lobi hotel bintang lima : bikin perasaan adem dan sekaligus bergairah.

Saya berharap lingkungan kantor Anda masuk dalam kategori yang kedua itu. Sebab banyak studi menunjukkan, lingkungan kantor yang resik, nyaman, dan rapi sangat berperan dalam mendongkrak produktivitas dan kinerja karyawan.

Disinilah kita lalu berkenalan dengan konsep 5 S. Apa itu 5S dan bagaimana cara menerapkannya, kita akan membahasnya kali ini.

5S sendiri merupakan singkatan dari bahasa Jepang (sebab konsep ini memang pada awalnya dikembangkan oleh pabrik-pabrik di Jepang seperrt Toyota, Canon dan Bridgestone).

5 S adalah singkatan dari SEIRI, SEITON, SEISO, SEISUTKE dan SHITSUKE. Dalam bahasa Indonesia sering juga diganti menjadi 5R atau singkatan dari Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. Mari segera kita ulik satu persatu.

SEIRI = Pemilahan (atau Ringkas). Elemen yang pertama ini tak lain merupakan kegiatan memilah segala barang yang benar-benar diperlukan dan kemudian menyingkirkan yang tidak diperlukan dari tempat kerja.

Sekarang coba segera tengok meja disekeliling Anda. Apakah disekitar meja Anda terdapat tumpukan dokumen usang yang sudah berbulan-bulan tidak pernah disentuh dan nyangkruk memenuhi ruangan, meja dan lemari kerja disekitar Anda.

Setiap bulan atau bahkan setiap minggu, Anda dan rekan kerja Anda mestinya melakukan proses pemilhan : untuk segera menyingkirkan dan membuang tumpukan kertas atau peralatan/spare parts bekas yang tidak lagi dibutuhkan.

SEITON = Penataan (atau Rapi). Elemen yang kedua adalah kegiatan menata tata letak peralatan/perlengkapan kerja dengan rapi sehingga memudahkan untuk mencari, menemukan, serta mengembalikan.

Aduh, staples saya dimana ya? Aduh dokumen laporan yang kemarin saya bikin ketlingsut dimana ya? File excel yang saya bikin minggu lalu saya taruh di folder apa ya?

Berapa kali ungkapan seperti itu Anda ucapkan? Pesannya jelas : semua ini terjadi karena kita jarang menata peralatan dan perlengkapan kerja kita dengan rapi. Sebagian ditaruh dengan sembarangan. Folder management juga kacau. Sehingga kadang, butuh waktu lebih dari 10 menit hanya untuk menemukan dimana laporan kita “lenyap” entah kemana.

SEISO = Pembersihan (atau Resik). Artinya jelas : yakni kegiatan bersih-bersih tempat kerja, mesin, perlengkapan dan peralatan kerja. Kalau pekerjaan Anda melibatkan banyak peralatan kerja dan mesin, seiso merupakan elemen fundamental.

Suatu saat saya pernah datang ke pabrik klien saya yang penuh dengan turbin dan mesin-mesin. Yang mencengangkan : semua tertata rapi dan lantai pabrik serta semua turbin/mesin itu benar-benar bersih dan kinclong. Saya seperti merasa masuk ke hotel bintang lima, bukan masuk ke ruangan pabrik (yang biasanya penuh dengan oli bekas dan perkakas bekas berserakan dimana-mana)

SEIKETSU = Perawatan (atau Rawat). Atau merupakan kegiatan memelihara fasilitas tempat kerja, serta peralatan kerja secara teratur. Budaya merawat ini yang amat kurang, terutama pada pegawai pemerintahan. Banyak gedung pemerintahan baru dibangun empat bulan, namun sudah kumuh dan WC-nya jorok. Membangun itu mudah, namun merawat dengan penuh ketekunan adalah hal lain.

SHITSUKE : Pendisiplinan (Rajin). Artinya bagaimana empat elemen diatas dilakoni secara istiqomah, dan lantas bisa menjadi sebuah kebiasaan/disiplin kerja yang kokoh. Elemen 4S diatas hanya akan bisa berjalan, jika elemen shitsuke ini dijalani dengan penuh ketekunan.

Kalau kantor Anda sekarang sudah memiliki proses dan program 5S, great, silakan diteruskan dengan konsisten. Jika belum, saat ini juga Anda perlu memelopori budaya 5S ini di lingkungan kantor Anda.

Budaya kerja 5S ini powerful dan bersifat menular : artinya begitu 5S atau 5R ini telah menjadi budaya, maka pelan-pelan kinerja beragam bidang di organisasi itu juga ikut menjulang. Banyak perusahaan yang melalui metode 5S ini akhirnya mampu melakukan transformasi kinerja bisnisnya secara dramatis.

Oh dan tentu saja, lingkungan kantor mereka menjadi adem, asri dan nyaman untuk dihuni.

Photo credit by Pasz.nl @flickr.com
NOTE :
Mau update artikel2 mencerahkan seperti diatas langsung melalui smartphone Anda? Langsung saja invite PIN BBM saya : 583 4191B. Atau invite + save no WA saya di 0812 8644 8789. Bagi yg invite, akan saya berikan BONUS tiga ebook bagus tentang mindset, kebebasan finansial dan cara meraih karir impian. Slide BiruPakar Hijau

29 comments on “Metode 5S : Membuat Kantor Anda seperti Hotel Bintang Lima
  1. Mantap artikelnya Pak,

    Sebuah tempat kerja harus lebih nyaman dari tempat hiburan. Tempat kerja yang nyaman bisa membuat lebih banyak uang masuk ke kantong kita, dari pada tempat hiburan yang justru membuat uang keluar dari kantong kita.

  2. wah hebat Bang Yod .. Salute … Tp klo tempat Kerjaku bukanlah sebuah ruangan yg rapi nan elok tools na cuma Truck fuso ama Macbook pro .. klo pengen 5S makan truk fuso harus ganti dengan merk Scania y Hehehe

  3. wah…betul sekali pak…klo lingkungan tmpt kita bekerja sesuai dengan 5R tadi tentu saja akan lebih nyaman dalam bekerja…,kadangkala kita menerapkan 5S tadi lingkungan sekitar kita semaunya,utk diawal2 mungkin mereka msh bisa tp tidak bertahan lama paling 2minggu -1 bulan bs bertahan, selanjutya kembali spt semula…yg paling susah adalah menerapkan SEISUTKE dan SHITSUKE…

    setidaknya sy jadi bisa mengetahui kebiasaaan sehari2 mereka di rmh. ya..tentu saja kebiasaan di rmh pasti akan terbawa ke lingkungan kita bekerja…

  4. wah perlu kita jadwalkan tuh pak yod gerakan 5S atau 5R setiap senin untuk merubah i hate monday jadi i love monday!

  5. Pagi Pak Yodh,

    Memang dengan melaksanakan 5S kegitan kita akan terasa nyaman selama bekerja, namun dalam kegiatan aktualnya banyak sekali hambatan – hambatannya juga.

    Barang kali bisa dibantu penyelesaiannya karena ditempat saya bekerja sudah mengimplementasikan namun dirasa belum juga berhasil menjalankan 5S seperti tempat simpan yang berantakan susah mencari pada hal secara sekilas memang sudah bersih.

    Hambatan – hambatan yang sering saya jumpai antara lain sebagai berikut.

    1. Salah persepsi
    -. Merasa diperlakukan seperti anak kecil
    -. 5R hanya untuk dan tanggung jawab bawahan saja
    -. Lingkungan kotor tidak terhindarkan dalam bekerja
    -. 5R tidak meningkatkan out put
    -. Menganggap sepele 5R
    -. 5R dan improvement urusan orang pabrik

    2. Kebiasaan
    -. Merasa sudah menerapkan
    -. Cocok bekerja dilingkungan yang berantakan
    -. Merasa telah menerapkan sejak dulu

    3. Tidak ada waktu
    -. Terlalu sibuk untuk 5R
    -. Tidak butuh 5R

    4. Hubungan antar manusia (Human Relation)
    -. Tidak suka / cocok dengan promotornya

    Terima kasih dan mohon supportnya.
    Salam,

  6. Ah, sy jadi teringat masa kuliah ketika kunjungan ke salah satu pabrik alat pertanian di Jogja, saya pernah mencatat prinsip 5S yang mereka terapkan ini.

    Namun kondisi itu berbeda 180 derajat ketika saya sudah bekerja sekarang, kondisi kantor yang kecil, dokumen2 usang begitu banyak memenuhi ruangan, tata letak meja kerja yang kurang baik.

    Dan kenyataannya memang membuat karyawan kurang antusias dalam bekerja.

    Terima kasih Pak Yodh telah mengingatkan semangat 5S.

  7. Dear Pak Yodhi,
    Trims pencerahannya, smoga menambah wawasan banyak orang,
    Mungkin S yang ke empat maksudnya SEITSUKE.

  8. Pak Yodh
    Konsep 5 R ini sudah cukup lama kami terapkan,kira2 sudah lebih dari 3 tahun, namun hasilnya kenapa tidak maksimal ya?
    mungkin bisa kasi sedikit tip

  9. Syahrulz (11) : mungkin setiap semester dibuat refreshment….penyegaran kembali…..lalu setiap tahun secara rutin dilakukan Lomba 5R dan juara pertama diberi hadiah yang cukup layak.

    Kemudian tiap tiga bulan, bikin semacam newsletter/video multimedia/poster/CD/ yang trs menerus menebarkan kisah sukses 5R.

    Rancang game Android/game laptop yang menceritakan 5R dengan fun. Bikin komik dan tshirt keren tentang % 5R. Konstan dilakukan terus.

    Setiap minggu atau dua minggu sekali, para boss/top manajemen, perlu melakukan walking around melihat semua titik, apakah sudah memenuhi 5R atau tidak.

    Bagi yang belum, penanggungjawab ruangan/lokasi langsung beri teguran dan suruh push up 10 kali.

    Teladan dan komitmen dari top manajemen amat perlu. Juga dukungan dari lini manajemen middle.

  10. saat ini masih proses menuju 5S di kantor saya, saya setuju bahwa kerapian dan kebersihan kantor dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan. Saya termasuk orang yang tak mampu bekerja dengan lingkungan yang terlihat tidak rapi

  11. Maaf pak, bagian seisutke apa tidak salah spell? setahu saya dalam bahasa Jepang tidak ada lafal sut, saya pun sudah coba cari di kamus kemungkinan lainnya, misal seitsuke tapi juga tidak ada. mohon koreksi. terima kasih.

  12. Kebersihan bagian dari iman. Ruangan yg rapi, tertib, ringkas, lbh menjamin kita betah untuk bekerja dan berkreatifitas.

    Setiap orang pasti suka hal tsb, walaupun tdk semua orang bisa melakukan hal tsb secara kontinyu.

    Kuncinya di diri kita, jika kita disiplin maka hal tsb lambat laun akan menjadi kebiasaan. Kebiasaan yang berulang akan menjadi karakter.

    Salam,
    Wahyudi
    http://www.AvailableArticle.com

  13. Saya suka kantor resik.

    Pasti lah semua orang juga begitu. Namun dan kadang kantor yg mengambil tempat disalah satu ruang di rumah masih suka berantakan. Walaupun sering diusahakan rapi, eh beberapa lama kemudian berantakan lagi..

    Berusaha sungguh2 akan menerapkan 5S ini…

  14. nice article, thanks! :)
    kemaren baru aja diomelin atasan gara-gara meja saya yanga kumuh. maklum saya di bag. rekrutmen yang memang penuh dengan kertas :P

  15. Wah makasih Mas Yodhia,

    saya baru pindah kantor tapi masih kelas melati. Sebuah rumah yg sederhana, halaman depan kita tanami rumput dan air mancur kecil…Baru punya ruangan sendiri 3 x 3 m dan pelan-pelan dibuat seperti paparan di atas. thanks ya

  16. thanks ms tulisanya menarik, saya juga salah satu yg blm bs menata ruangan/meja kerja degan baik tetapi mulai perlahan2 perbaiki posisi agar kerja dapat maksimal, ^^

  17. trimakasih Pak….Ilmu yang sangat berguna bagi kami.

    hal seperti itu saya sangat senang, tetapi ada teman saya yang hanya ingin datang kekantor dan kerja trus pulang, jadi masalah dokumen kantor aman atau nga itu bukan urusan dia… ini yang sangat susah

  18. inspiratif sekali,.
    bagi yang ingin mendesain ruang kantor
    atau rumah dapat menghubungi kami
    di 085718120425
    pin bb : 2663A039
    jasa desain konstruksi,.
    salam sahabat

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Free Ebook

Dapatkan Lima Buku Dahsyat tentang Karir, Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!