by

Mengembangkan Key Performance Indicators

Mengelola kinerja perusahaan (managing corporate performance) secara efektif barangkali merupakan salah satu kiat kunci untuk melesatkan bisnis ke arah yang kian menjulang. Dalam konteks inilah, pengembangan key performance indicator yang sistematis makin dirasa sebagai sebuah kebutuhan yang nyaris tak terelakkan.

Key performance indicators (atau sering disingkat KPI) sejatinya memang sebuah elemen vital dalam setiap proses pengelolaan kinerja perusahaan. KPI sendiri merupakan serangkaian indikator kunci yang bersifat terukur, dan memberikan informasi kepada kita sejauh mana kita berhasil mencapai sasaran kinerja yang dibebankan kepada kita.

Jika Anda ingin mendapatkan Katalog KPI Lengkap untuk bidang SDM, Marketing, Finance dll, silakan klik DISINI.

Ada sejumlah catatan penting yang mungkin kudu dicermati manakala kita hendak menerapkan sistem manajemen kinerja karyawan berbasis KPI. Disini kita akan mendiskusikan tiga catatan diantaranya.

Catatan yang pertama, harus diakui tidak mudah mengidentifikasi KPI (key performance indicators) secara tepat untuk setiap posisi yang ada. Ada sejumlah posisi yang mudah menyusun KPI-nya, seperti orang di bagian pemasaran, penjualan ataupun bagian produksi. Namun agak tricky untuk mengembangkan KPI orang-orang di bagian support atau administrasi. Semisal apa sih KPI yang cocok untuk seorang sekretaris (jumlah senyuman kepada atasan dalam sehari? Atau jumlah kesalahan dalam menyusun agenda perjalanan sang bos?).

Idealnya, setiap perusahaan bisa menyusun semacam katalog KPI untuk semua posisi yang ada didalamnya (saya sendiri tengah menyusun katalog KPI ini secara rinci untuk semua posisi yang ada di perusahaan, dan kalau sudah selesai, barangkali bisa dipublikasikan secara gratis melalui blog ini). Sebagai misal, KPI untuk bagian penjualan/pemasaran tentu saja volume penjualan, atau jumlah kunjungan ke prospek, atau brand image index, dan sejenisnya. Untuk bagian SDM, contoh KPI yang lazim misalnya durasi proses rekrutmen, tingkat turn over karyawan, skor kepuasan pegawai, ataupun level produktivitas karyawan.

Catatan yang kedua, sesungguhnya yang tak kalah penting adalah menyiapkan sistem monitoring pencapaian KPI. Banyak perusahaan yang telah menyusun KPI dengan cukup baik namun mandek di tengah jalan lantaran absennya sistem pendukung dan monitoring yang baik. Sebagai misal, perusahaan sudah memiliki KPI mengenai skor kepuasan karyawan, namun ternyata mereka tidak memiliki tools untuk mengukurnya.

Atau contoh lain, bagian IT memiliki KPI mengenai rata-rata durasi perbaikan desktop, namun mereka tidak memiliki tabel monitoring untuk mencatat berapa lama rata-rata proses perbaikan mereka. Contoh lainnya lagi, sebuah bagian memiliki KPI mengenai jumlah komplain pelanggan yang bisa diselesaikan dengan tuntas; namun kemudian lupa mengembangkan mekanisme untuk mengukur proses itu. Atau bahkan definisi dan kriteria “diselesaikan dengan tuntas” ini juga tidak ada deskripsinya seperti apa.

Contoh diatas menunjukkan betapa pentingnya sistem monitoring dan pendukung untuk mendokumentasikan data realisasi KPI. Hanya dengan dukungan skema monitoring inilah, pencapaian KPI setiap bulan atau setiap triwulan bisa dikelola dan dikendalikan dengan optimal.

Catatan ketiga, tanpa sistem monitoring yang baik, pengembangan kinerja pada akhirnya bisa berujung pada apa yang saya sebut sebegai “KPI Gaming”. Atau permainan KPI. Dan biasanya gaming ini rentan terjadi pada bagian-bagian support function atau bagian administrasi. Harus diakui dimensi KPI untuk bagian-bagian ini biasanya bermuara pada dua hal yakni : tingkat akurasi penyusunan laporan (misal laporan keuangan, laporan administrasi karyawan, data penjualan, atau laporan akuntansi) dan ketepatan waktu penyusunan laporan.

Nah tanpa sistem monitoring yang rapi, data pencapaian KPI untuk dua hal diatas bisa diisi dengan sekenanya. Alhasil, yang sering terlihat data pencapaian KPI mereka cenderung selalu “bagus” (misal tingkat akurasi selalu 100%, dan ketepatan waktu selalu dinyatakan on time; padahal kriteria ketepatan waktu sendiri mereka mungkin belum punya standarnya yang baku). Jika demikian yang terjadi (dan saya sering melihatnya), maka skor KPI bagian-bagian support dan administrasi selalu cenderung tinggi (rata-rata selalu diatas 95!).

Demikianlah, tiga catatan ringkas mengenai proses penerapan manajemen kinerja berbasis KPI (key performance indicators). Saya kira jika tiga elemen diatas bisa dicermati, diatasi dan kemudian dikelola dengan tekun, maka tentu ini akan memberikan sumbangan yang besar bagi peningkatan kinerja bisnis.

You can not manage what you can not measure. Jadi kalau pekerjaan Anda tidak bisa diukur dengan baik (melalui KPI), boleh jadi itu pertanda organisasi atau kantor Anda tidak dikelola dengan baik.

Note : Jika Anda ingin mendapatkan Katalog KPI untuk bidang SDM, Marketing, Finance dll, silakan klik DISINI.

Photo credit by : DanielKHC @Flickr.com

60 comments on “Mengembangkan Key Performance Indicators”

  1. Bang Yodh, terima kasih untuk artikelnya yg bagus dan bermanfaat. Ditunggu ya KPI library nya. Boleh tolong dijelaskan antara KPI dengan SLA dimana perbedaannya dan bagaimana hubungannya? Atau mungkin bisa dibahas tersendiri tentang Service Level Agreement ini, utamanya untuk HR. Terima kasih.

    Salam,
    FT

  5. Dear P’Yohdia,

    Ditunggu katalog KPI secara rinci untuk semua posisi yang ada di perusahaan ya…..

    Artikel nya sangat membantu sekali

    Kapan lagi nih ngeluarin materi-materi presentasi terbaru di blog “Raja Presentasi”-nya.

    Salam

  6. Membuat KPI memang terasa mudah, menulis segala sesuatu yang seolah-olah mudah untuk dicapai, tentunya dengan segala perhitungannya (biasanya dilakukan pada saat membuat Action Plan).

    Benar dengan apa yang disampaikan mas yodya, yang paling sulit adalah melakukan pengukurannya (PD-Check-A).

    Pertanyaannya KPI yang tidak tercapai apakah selalu salah atau tidak baik, salah pencapaiannya atau salah target KPInya ?

    ANALISA yang cermat sangat dibutuhkan sehingga KPI dapat dibuat se realistis mungkin.

    Dan yang terpenting adalah ANALISA-ANALISA-ANALISA ? dan rotasi KPI tentunya.

    salam

    Arif Harsono

  7. Proses KPI memang merupakan proses kesinambungan. Bisa saja sudah dibuat katalognya, sejalan dengan proses pengukuran KPI itu sediri, katalognya bisa saja ditambahkan/dikurangkan tanpa mengurangi “core” KPI itu sendiri. Saya juga sedang proses untuk menyusun KPI seluruh staff di kantor, dan sangat mengharapkan jika bisa sharing KPI dengan mas Yodhia. Saya tunggu lho katalognya……

  10. Pak Yodhia, kalo boleh request, lain kesempatan pak yodhia bisa posting artikel khusus tentang KPI non marketing/produksi. Apa saja yang perlu diperhatikan saat menyusun dan bagaimana menyiasari kendala2nya.

    Trims

  11. wah… mantabz banged artikelnya. cocok banget buat saya yang emang lagi nyari2 cara bikin KPI. kapan2 bikin tulisan lebih detail n teknis ya mas ttg KPI ini.

    ditunggu KPI katalognya ya

  13. Thx infonya mas…
    Dikantor saya yg dulu memang terdapat KPI, but di kantor saya sekarang tidak terdapat KPI, apakah kantor saya memiliki sistem management yg jelek ? Tapi kalo di perhatikan memang seperti itu adanya.. Karena sistem penilaian karyawan tidak terlihat selama saya bekerja..

  14. wah,pak bagus sekali artikelnya. kebetulan skkripsi saya bahas tentang KPI karyawan di sebuah koperasi di pasuruan-jawa timur. alhamdulillah dapat nilai yg cukup memuaskan. saya tunggu info rumusan KPI yang akan bapak pulikasikan di blog ya pak… terima kasih.

  15. FAhrizal, secara esensi sebenarnya KPI dengan SLA memiliki kesamaan. SLA (atau service level agremeent) biasanya mencakup indikator kinerja dan SEKALIGUS angka target yang mau dicapainya.

    Misal jika dalam KPI disebutkan Durasi Pemenuhan Kebutuhan Pegawai; maka SLA-nya bisa berbunyi : Durasi pemenuhan kebutuhan pegawai adalah 45 hari sejak dari order masuk hingga pegawai resmi bergabung sebagai pegawai baru.

  16. Bang Yodh…
    Punya data / informasi mengenai kesuksesan penggunaan KPI, antara perusahaan yang pake dan tidak… bagaimana perbandingannya secara statistik?
    Lebih jauh lagi… sebenernya perusahaan saya lagi mo’ nerapin BSC, nah punya ‘ngga informasi mengenai angka / prosentase keberhasilan sebelum dan sesudah implmentasi BSC di beberapa perusahaan…
    Top Management di perusahaan gayanya masih konservatif, sehingga butuh penguatan berupa bukti angka / statistik kalau mau nerapin model / gaya baru dalam Performance Management…
    Thanks b4 atas informasi/sharing and datanya…

  17. Pak Yodhia, artikel ini sangat bermanfaat bagi saya di dept. HRD, karena saya saat ini tengah merencanakan menyusun rancangan penyempurnaan sistim manajemen kinerja di perusahaan saya. Saya mohon masukan Bapak, bagaimana langkah-langkah penyusunan penyempurnaan tersebut. Atas saran Bapak, sebelumnya saya ucapkan terima kasih.

  18. Pak Yodhia,

    Terkait dengan KPI yg salah satunya masalah kepuasan pegawai, Mhn bantuannya bagaimana menyusun/membuat skor kepuasan pegawai

  21. Makasih, pak. kami tunggu katalognya.
    Kami juga menggunakan KPI dalam employee performance appraisal, dan sampai dengan saat ini kepuasan karyawan masih rendah terhadap elemen penilaian.
    Untuk karyawan support dan administrasi, mulai tahun ini kami mencoba meningkatkan kriteria penilaian capaian KPI individu dengan menghubungkannya dengan KPI BOD, sehingga nilai individu baru bisa tinggi kalau nilai BOD (perusahaan) juga tinggi.

  22. Pak Yodh, makasih atas pencerahannya. pas banget buat saya yang lagi belajar management perusahaan. saya tunggu katalog KPI nya.

  25. Makasih Pak Yod artikelnya sangat bagus dan inspiring. Saya sendiri saat ini sedang mencoba menyusun KPI untuk dibagian QC. Menjadi masukan yang bagus buat saya tentang Monitoring pencapaian KPI. Oh ya mungkin Pak Yod bisa menambahkan poin2 KPI untuk dibagian Quality Control, Terima kasih.

  27. Benar Pak, saya sekarang juga pusing untuk membuat KPI untuk sekretariat direksi karena banyak kegiatan administrasinya. karena itu saya berterimakasih sekali kalo Katolog yang Bapak buat bisa disharingkan. saya tunggu kabarnya Pak…
    Terimakasih.

  28. Bisa gak Pak, katalognya bisa dikirim ke emailnya kalau Bapak sdh buat.
    Terima kasih sebelumnya.

  29. Bener bgt p saya juga pengen bayak belajar tentang KPI coz tuntutan pekerjaan yang administrasinya masih kurang baik
    di tunggu artikel dan contoh aplikasinya

  31. Kebetulan sy bru bljr ttg KPI.
    saya trtarik utk mengangkat bhn ini utk sy jadikn thesis!
    mohon Bimbinganny Pak!
    trimakasih!

  32. bapak yang terhormat,numpang tanya nih. sebenarnya penyusunan KPI itu tugas dari HRD atau department head yang bersangkutan?
    apakah tanpa pelatihan caara menyusun KPI, seseorang bisa membuatnya?
    terima kasih sangat

  35. Contoh KPI finance atau accounting :

    % jumlah laporan keuangan yang disajikan tepat waktu (sesuai deadline) dan akurat
    % jumlah laporan rekonsiliasi yang disajikan dengan tepat waktu dan akurat
    Jumlah temuan audit keuangan
    % realisasi anggaran perusahaan dibanding rencana (budget)

  36. halo, saya nova.. bisa bantu saya utk membuat key performance indicator..

    makasi untuk perhatian nya..

    regards

    Nova

  37. Selamat siang.
    Saya mau tanya indikator apa saja untuk dicantumkan dalam KPI untuk sekretaris? Saya bingung membuatnya karena seperti yang anda cantumkan, KPI yang cocok untuk sekretaris itu hal yang tidak mudah.

    Terimakasih.

  38. Angga (37) mungkin ini contohnya :
    – Jumlah pekerjaan yang diselesaikan dengan tidak tepat waktu setiap bulannya (target zero)
    – Jumlah pekerjaan yang diselesaikan dengan tidak akurat/salah setiap bulannya(target = zero).
    – Jumlah arsip/dokumentasi surat yang disusun dengan akurat dan lengkap (target 100%).

  39. Dear pak Yodhia,

    nice to know u sir…

    saya lagi cari-cari judul yang pas untuk skripsi, ech ketemu blog ini…mudah2an bisa terbantu ya?

    best regards

  40. selamat pagi pak..

    artikelnya sangat membantu saya…
    saya ingin bertanya ttg KPI untuk department Audit seperti apa
    bisa ksh contoh pak

    trims

  41. Trims pak yodhia atas katalog KPI nya yang sangat membantu, saya bekerja di perusahaan distribusi farmasi dan membutuhkan KPI untuk Internal Audit Manager, Supervisor dan Staff, apa bisa dibantu pak, trims

  43. selamat siang

    pak saya minta masukan atau sarannya
    kira kira untuk penelitian dibidang HR state of the artnya sejauh ini seperti apa? klo tentang KPI apa bisa dijadikan topik untuk thesis misalnya

    mohon pencerahannya
    trims Pa Yodhia,

  44. Gunawan (42), ya bisa juga. Mungkin tentang penerapan KPI dan dampaknya terhadap peningkata kinerja perusahaan/organisasi. Apa juga tantangan untuk menerapkan KPI secara efektif; dan rekomendasi agar penerapannya bisa berjalan dengan sukses.

  45. mohon pencerahannya pak
    saya sedang meneliti mengenai penggunaan KPI terhadap Industri kecil menengah, apakah bisa diterapkan/ditemukan KPI-nya terhadap beberapa industri(outlet) pada 1 kompleks penjualan yg memproduksi jenis industri yg sama.
    best regards

  46. terimakasih..pak…mantab,,sangat membantu membuka pemahaman KPI…mohon bantuannya untuk KPI Administrasi pak..atau suport team…

  47. selamat siang pak Yodhia

    kemarin saya membaca buku karangan Parmenter yang berjudul “Key Performanced Indicators” ada pengertian mengenai PI (performanced indicators) dan KPI. bagaimana cara memebedakan PI dengan KPI dan bagaimana cara menyaring PI sehingga bisa menjadi KPI?

    terimakasi

  48. Mungkin bisa diibaratkan KPI itu merupakan indikator yang benar-benar bersifat vital (key); sementara PI merupakan indikator yang mendukung pencapaian KPI itu.

    Contoh : kadar kolesterol Anda adalah KPI. Anda harus menjaga agar kadarnya berada pada range normal. PI-nya antara lain : jumlah asupan gizi yang dimakan; frekuensi dan durasi olah raga; dll. PI ini jika dijalankan akan membantu Anda meraih KPI Anda.

  50. dear pak Yodh,

    KPI memang sulit untuk mengukur hal yang bersifat kualitatif.
    saya menemukan kesulitan saat saya membuat project “developing the training centre”. saya bingung menentukan KPI-nya,untuk mengetahui sejauh mana saya dianggap sukses dengan project tersebut.
    kecuali kalau membuat milestone ngga ada masalah,
    ex : proses preparation 70% , proses hire employee 40%, etc.

    setahu saya KPI selalu ada rumusnya / angkanya, ex :
    Cust Satisfaction 98% , dll
    kira-kira bagaimana ya ?

  52. Salam Pak Yod,
    terima kasih atas artikelnya yang membantu untuk penelitian skripsi saya.
    saya ingin bertanya mengenai internal control sebagai KPI itu bagaimana BSC map nya?
    mohon bantuan dan pencerahannya.

  53. Dear Pak Yodhia, saya baru membaca artikel anda dan saya sangat tertarik sekali apakah saya bisa di bantu breakdown KPI support pak Yodhia…. terima kasih.

  54. Salam Pak Yod

    Terima kasih artikelnya, sangat bagus dan dapat memberikan gambaran bagi saya dalam membuat KPI.
    Yang ingin saya tanyakan, bagaimana KPI untuk Konsultan Independen seperti HR Consultant, Marketing Consultant and Legal Consultant.
    Bisa tolong berikan contohnya?
    Terima kasih atas bantuannya.

  55. Pak, artikelnya membantu sekali. saya lagi mencari judul untuk skripsi dengan metode kualitatif, dan saya tertarik dengan KPI ini.. apakah ada ide untuk inspirasi judul saya pa? terimakasih 🙂

Comments are closed.