by

4 Prinsip Dasar untuk Komunikasi Produktif

Komunikasi saya kira merupakan salah satu bagian yang paling esensial dalam roda kehidupan profesional kita. Kita menyaksikan begitu banyak projek atau program perusahaan macet ditengah jalan hanya gara-gara dis-komunikasi para anggotanya. Sebaliknya, kita juga bisa menyaksikan sebuah arena lingkungan kantor yang bisa berjalan dengan indah lantaran didalamnya terbangun proses komunikasi yang elegan nan produktif.

Sejatinya ketrampilan komunikasi yang efektif memang merupakan sebuah elemen yang patut dijiwai oleh setiap pelaku bisnis dan kaum profesional – entah mereka berperan sebagai manajer, staf pelaksana ataupun para business owner. Berikut ini kita akan mencoba menelisik empat prinsip dasar yang mungkin mesti selalu kita ingat manakala kita ingin menjadi seorang komunikator yang produktif.

Prinsip # 1 : Fokus pada solusi, bukan pada masalah. Ketika kita berinteraksi di kantor, acap kita menyaksikan orang saling sibuk berbicara mencari kambing hitam, menyalahkan pihak lain, dan melulu berfokus pada masalah. Bagian produksi menyalahkan orang marketing. Bagian marketing menyalahkan orang Finance. Dan bagian HRD menjadi tempat tumpahan kekesalan semua departemen (capek deh).

Alih-alih berfokus melulu pada masalah dan sibuk mencari siapa kambing hitamnya, komunikasi kita akan jauh lebih produktif jika kita fokus pada solusi. Sebagai misal, jika kita menemui hambatan dalam salah satu program kerja yang dijalankan di kantor, maka segera kita mesti berdiskusi mencari jalan keluar untuk mengatasi hambatan itu. Otak kita mesti kita gedor untuk segera bicara mengenai solusi, dan menutup pintu bagi munculnya kata-kata yang menyalahkan pihak lain.

Mencari-cari kesalahan dan meyalahkan pihak lain memang mudah, dan secara intuitif, banyak orang yang menyukainya (!) Namun ini hanya buang waktu, dan itulah mengapa banyak kinerja perusahaan macet ditengah jalan. Lipatlah kebiasaan ini dan simpan rapat-rapat didalam laci. Kelak jika Anda menemui rintangan, munculkan sikap yang FOKUS pada SOLUSI.

Prinsip # 2 : Ganti kata-kata Tidak Bisa menjadi Bisa. Contoh sederhana : “Pak, kita TIDAK bisa menyelesaikan projek ini tanpa dukungan tim logistik yang handal”. Kalimat ini akan menjadi lebih produktif dan meletupkan optimisme jika kita ganti menjadi : “Pak kita bisa menyelesaikan projek ini dengan dukungan yang bagus dari tim logistik”. Atau contoh simpel lainnya : “Nak, kamu tidak akan naik kelas jika tidak belajar tekun”. Kalimat ini akan menjadi lebih elegan kalau kita ubah menjadi : “Nak, kamu pasti akan naik kelas jika rajin belajar”.

Para pakar psikologi bilang, semakin banyak kata “tidak” dan kata negatif lainnya kita ucapkan, secara tidak sadar hal ini akan mendorong perilaku kita ke arah negatif (tidak bisa, tidak mampu, dst). Sebaliknya, dengan framing kalimat yang positif, dan ini dilakukan secara repititif, akan membuat perilaku kita menjadi lebih optimis dan kian produktif.

Itulah mengapa ada sebuah nasehat yang mengharapkan agar setiap kosa kata yang mengandung makna negatif (seperti kata : tidak bisa, gagal, tidak mampu, tidak berpengalaman, tidak kompeten, dll) sebaiknya dienyahkan dari perbendaharaan komunikasi kita sehari-hari.

Prinsip # 3 : Katakan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak anda inginkan. Prinsip ini mirip dengan prinsip nomer dua diatas. Yakni mengajarkan kepada kita untuk selalu membuat frame kalimat positif ketika ingin menyampaikan pesan. Sebagai misal, daripada mengatakan : “Mas, kalau nyetir mobil jangan kebut-kebut” lebih baik disampaikan dengan kalimat : “Mas, nyetir mobilnya hati-hati ya”. Atau contoh lain : “Kalau bikin laporan jangan ceroboh dan banyak bikin kesalahan”. Mengapa kita tidak menggantinya menjadi : “Kalau bikin laporan, tolong konsentrasi penuh agar semua data tersaji dengan akurat”.

Klik gambar di bawah untuk mendapatkan materinya secara gratis!!

Prinsip # 4 : Fokus ke depan, bukan ke masa lalu. Dalam lingkungan pergaulan di kantor kita acap mendengar kalimat seperti : “Nah, apa gue bilang kan……”. Atau kalimat seperti ini : “Nah, bener kan apa yang gue sampekan…”. Oke, kalimat-kalimat seperti ini memang membuat yang ngomong merasa “hebat”, but so what? Jadi, daripada fokus pada masa lalu sebaiknya kita ucapkan : “Okay, kita ambil hikmahnya. Mulai sekarang dan ke depan, kita harus lebih…..”. Kalimat ini akan membuat mitra bicara kita menjadi lebih mendapat respek. Kalimat itu juga akan membuat kita lebih bisa fokus pada solusi, dan maju ke arah masa depan yang lebih baik.

Demikianlah empat prinsip dasar komunikasi yang efektif. Semuanya sejatinya bersifat simpel, sederhana dan praktikal. Namun memang acap kita lupa untuk mempraktekkannya, dan dimana-mana kita banyak melihat orang mengabaikannya.

Karena itu, tak ada salahnya jika poin-poin kunci dalam tulisan ini Anda print lalu tempelkan didekat meja kerja Anda. Siapa tahu dengan itu, Anda bisa menjadi insan yang lebih produktif dalam membangun komunikasi?

Note : Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang communication skill dan leadership, silakan KLIK DISINI.

Photo credit by : Coloriya @Flickr.com

Klik gambar di bawah untuk dapatkan GRATIS 7 buku yang amazing !!

31 comments on “4 Prinsip Dasar untuk Komunikasi Produktif”

  1. saya sepakat dengan apa yang ditulis oleh mas Yodhia Antariksa. komunikasi harus terjalin dengan baik agar apa yang menjadi tujuan bersama dapat tercapai. tidak hanya dalam perusahaan melainkan juga di setiap sisi kehidupan. keterampilan berkomunikasi mesti terus-meneruis ditingkatkan. Rasulullah sendiri menyampaikan risalah Allah dengan mmenggunakan bahasa yang dipahami kaumnya. adakalanya beliau berhadapan dengan para penguasa adakalanya pula berhadapan dengan rakyat jelata. bahasa para penguasa tentu berbeda dengan bahasa rakyat jelata.

  2. Sesuatu yang kelihatannya sederhana, tapi jarang sekali kita perhatikan, apalagi dipraktekkan. SETUJU SEKALI Mas Yodhia. Dan menurut saya dari keempat prinsip yang amat penting, poin pertama adalah poin yang perlu mendapatkan perhatian yang besar ketika kita berada di dalam lingkungan kerja karena poin pertama adalah satu hal yang saya rasakan sendiri sangat sering terjadi di lingkungan kerja.

    Semua orang secara naluri tidak akan mau disalahkan dan ego turut mendukung hal ini. Kondisi ini tentunya akan mendorong seseorang untuk mencari objek sebagai pengalihan kesalihan, atau kita kenal sebagai kambing hitam.

    Upaya untuk mencari kesalahan adalah satu upaya yang baik, tentunya harus disertai dengan pemikiran yang konstruktif, pemikiran yang membangun, bahwa mencari kesalahan sebagai sarana belajar agar ke depannya kesalahan tersebut tidak terulangi lagi, mengambil hikmah dari sebuah kesalahan. Akan tetapi saya yakin, karena hal inipun sering terjadi pada diri kita, bahwa kita lebih banyak terfokus pada pencarian masalah agar ada yang bisa disalahkan dan ada yang bertanggung jawab atas akibat buruk dari kesalahan yang telah terjadi. Kalau POLISI memang ya, ada kesalahan, yang berbau kriminal, baik perdata ataupun pidana, maka perlu dicari siapa yang bersalah, siapa yang harus bertanggung jawab dan siapa yang harus dihukum.

    Tapi ada satu FASE tambahan yang sering kita lupakan, yaitu setelah masalah diketahui, sudah ada “terpidana” yang harus bertanggung jawab atas masalah tersebut, maka perlu dilakukan follow up, perlu dilakukan beberapa langkah yang harus ditempuh sebagai bentuk solusi atas permasalahan yang ada.
    Satu contoh sederhana adalah sebuah “RUMAH” telah kecurian. Setelah dilakukan penyeledikan dan penyidikan, akhirnya sang maling telah tertangkap. Setelah melalui proses, akhirnya sang maling dimasukkan ke dalam bui. Pemilik rumah merasa bahwa masalah telah selesai, “LUPA” kalau ternyata “PINTU BELAKANG RUMAH” nggak ada “KUNCINYA” dan juga lupa untuk memasang kunci.

    Alhasil tunggu saja, akan ada maling-maling lain yang akan masuk lewat pintu tersebut.

    Ilustrasi tersebut mungkin bisa menambah sedikit dari permasalahan yang sudah dijelaskan oleh Mas Yodhia, bahwa komunikasi yang baik adalah sebuah komunikasi yang fokus pada solusi, bukan fokus pada masalah, meskipun masalah “TETAP HARUS DIPERHATIKAN”.

    Terus berkarnya Mas Yodhia, terus berikan pencerahan.

  3. Aiihhh… dimusim liburan begini masih tetap komit untuk menyajikan suatu “pencerahan”, terima kasih Mas Yodhia… saya setuju sekali sehingga saya pun berkenan untuk memberikan komentar ini dengan jujur/straight talk. Mungkin akan lebih baik lagi bila yang membaca ini adalah Tim Sukses para Capres/dan Cawapres sehingga tidak berbuat kealpaan yang seharusnya tidak perlu. Apakah cara saya menuliskan ini cukup komunikatif, Mas Yodhia?
    Oh ya selamat menuju bilik pemilu 8 juli 2009, semoga keputusan pilihan anda semua adalah yang terbaik untuk kita semua…

  5. Hebat sekali dan luar biasa. Dan memang seuatu kebiasaaan yang menjadi habit bahwa sadar atau tidak sadar fokus pada masalah memang sangat menguras pikiran kita walaupun tidak akan menyelesaikan masalah dan solusi baru. Memang perlu langkah-langkah yang harus disadari dan segera dimulai meskipun hal yang sangat kecil dan dimulai dari keluarga kita. Di lingkungan keluarga terkadang seorang suami atau istri bisa menjadi raja dan suka memberikan kata-kata negatif kepada anak meskipun niat dan keinginannya baik. Karena prilaku kita yang sekarang ini kita jalani adalah kontribusi dimasa kecil kita yang kurang bagus atau bagus sangat berpengaruh…

    thks

  6. Bung Yod,

    Tulisan hari ini sangat sederhana namun dampaknya cukup signifikan bila diterapkan.

    Daripada terlalu banyak menganalisa tulisan ini, saya mau tambah 1 hal saja (sukur-sukur bisa jadi nomer 5 ya) yaitu menghindari pertanyaan “WHY” (kenapa/ mengapa).

    Pertanyaan ini sangat sering dibunyikan oleh para leader atau menejer. Pertanyaan inilah yang akhirnya memandu orang untuk selalu fokus pada masa lalu dan mencari kambing hitam.

    Nah, beberapa saat yang lalu saya berdiskusi pada salah seorang leader di tempat saya agar mengurangi penggunaan pertanyaan WHY ini. Menurut beliau, ini sangat susah dilakukan karena “sebagai menejer, kita sudah terbiasa dengan ROOT CAUSE ANALYSIS”. Nah lho..

    Btw, saya mau menanyakan “WHY” ada kata dis-komunikasi diatas, tapi… saya jadi malu sendiri, hi..hi.., auw…

    Robin

  7. Yah, nampaknya untuk bisa seperti itu harus dimulai sejak perekrutan SDM. Klo habitnya sudah tidak seperti itu, susah buat ngerubah.

  9. Thank you mas atas pemaparan yang bagus tentang komunikasi yang produktif. Mudah mudahan berguna mas untuk di lingkungan kerja kita semua…… Bravo….

  13. Pencerahan yang sangat Bagus mas..Tapi terkadang yang ada di Point satu nya itu mas bukan kita yang nga mau kerja sama n Fokus tapi justru orang yang membuat kita jadi sulit dan terkadang di lingkungan kantor itu terbentuk komunitas2 tersendiri.

    Sebagai contoh dikantor itu kan terdiri dari divisi2 tapi yang terjadi dalam satu lingkungan kantor itu divisi2 itu seperti membentuk satu kantor tersendiri yang seolah2 beda perusahaan baik dalam pekerjaan atau dalam hal lainnya……sehingga tdk tercipta harmonisasi yang baik dan yang terjadi pelimpahan pekerjaan padahal sebenarnya saling berkaitan satu sama lain karena dimana2 lingkungan pekerjaan itu selalu ada namanya Istilah “Simbiosismutualisme”

    Menurut Mas Gimana yang kyak gitu..?

  15. Zonk : yap, itu kalimat positif yang menyemangati…
    Adi : memang, secara struktural, biasanya setiap divisi punya semacam kultur dan “kepentingan” yang acap beragam. Sang CEO harus bekerja ekstra keras untuk mensinergikan semuanya.

  16. Saya pada prinsipnya setuju apa yang mas utarakan, tetapi ada tipe boss yang melihat cara kita bekerja tidak sesuai apa yang dia harapan tetapi kita selalu berusaha untuk mengikuti kemauan boss. makanya selalu ada yang aturan mengatakan :1. Boss selalu BENAR
    2. Apabila Boss SALAH lihat aturan 1 (pertama).

  19. untung saja, adanya postingan ini saia jadi tersadar dan terbantu dalam menyelesaikan salah satu penghambat terbesar di sebuah tim yang saia pimpin, yang saia tidak sadari selama ini.
    terima kasih!
    ah ya, saia dalah salah satu ‘silence reader’ blog anda yang akhirnya komentar juga 😳

  20. prinsip satu… tidak fokus pada masalah salah satu hal yang terus terang agak sulit dilakukan (di tempatku lo…)karena blame others jadi kebiasaan yang tidak disadari melekat di banyak orang, terutama saat meeting apalagi ada big boss ikutan meeting, rasanya puas en bangga bila tidak andil dalam suatu kesalahan…he2x tp betul kata mas yod saat semua saling menyalahkan akhirnya pada sepakat untuk menimpakan kepada HRD…pengalaman pribadi… 🙁
    prinsip satu ini yang merupakan tantangan di manajemen saya

  22. Poin pertama mencari kambing hitam. Sudah menjadi budaya kebanyakan Indonesia agar menjai terkenal dan dibilang pahlawan. Poin kedua mengganti kata tidak bisa menjadi bisa. saya suka yang ini mas. Bersikap optimis adalah jalan untuk terus bisa dinamis. Poin ketiga mengatakan apa yang saya inginkan dan bukan sebaliknya. Pernah saya begitu mas, namun pada kenyataannya keinginan saya dianggap untuk cari muka dihadapan bos dan menimbulkan lingkungan yang kurang kondusif di lingkungan kerja. Poin keempat, fokus ke depan. Kalo yang ini memang suatu keharusan. Namun flashback ke masa lalu juga tidak salah untuk mengoreksi kekurangan dan ketertinggalan hal-hal kemarin yang sudah dijadwalkan lebih dulu. Terimakasih mas Yodhia buat artikel yang sangat membantu ini. Sungguh dapat dijadikan suatu pattern manajemen di lingkungan kerja.

  23. Kalau dumpamakan perempuan, maka tulisan ini sangat cantik dan sangat menarik dan saya sangat setuju dengan komentar-komentar yang ada. Komunikasi efektif dan tepat akan dapat mengantarkan suatu permasalahan ke solusi yang tepat, sebagai contoh; kita lihat ke isu yang sekarang sedang merebak tentang komentar pak Sby menyikapi ledakan bom di hotel JW mariots dan restoran erlangga, mengakibatkan banyaknya interpretasi dari semua kalangan yang membuat salah pengertian, dan ini sangat sulit dinetralisir oleh timnya pak Sby. Nah ini adalah contoh gambaran dari komunikasi yang belum diramu dengan baik dapat menyebabkan salah tanggap atau salah tafsir, dan jika terjadi di suatu perusahaan dimana boss dalam menyampaikan isu yang tidak dibarengi dengan kemampuan komunikasi yang mumpuni, akan mengakibatkan keresahan karyawan akibat dari salah interpretasi tadi.

  26. masukkan yg bagus bangeeeeeeeeeeeeet!!!!
    kita harus praktekkan gak cuma dilingkungan kerja, tp dilingkungan sekitar juga.
    SEMANGAT!!!!!

  28. setuju dengan pendapat (mas)Yodhia Antariksa,,
    sugesti-sugesti positif memang akan memberikan dampak yang lebih baik dalam keefektifan komunikasi dan pesan yang disampaikan,,,
    tidak hanya dalam dunia bisnis, namun dalam semua sisi kehidupan, ketika mengajarkan kepada anak kecil, memberikan semangat pada diri sendiri, orang lain, bisa dikatakn setiap waktu….
    thank’s mas…

  29. bener mas..
    Komunikasi bisa berjalan baik dengan membentuk pola pikir positif karena pikiran yang positif akan membawa hasil yang positif pula..serta tidak memperbesar masalah dengan sikap menggerutu tetapi menerima dengan bijak dan berusaha untuk mencari jalan keluar dari masalah yang dihadapi.

Comments are closed.