Sudah banyak yang komplain dengan kualitas email yang dikirim dedek-dedek muda generasi milenial. Isinya sering nggak sopan dan acap susah dipahami karena pakai bahasa alay. Seringkali mereka menulis email formal dengan gaya seperti chat dengan teman-temannya.

Sejumlah pihak menyebut etika penulisan email yang sopan dan profesional sama sekali tidak dipahami oleh anak-anak muda generasi milenial.

Saya sendiri terus terang sering menerima email yang acap isinya mengandung sejumlah kesalahan serius dalam tata komunikasi yang profesional.

Ingat, cara penulisan email yang buruk — apalagi email untuk mengirim lamaran kerja – dengan segera akan membuat nama Anda tersingkir.

Berikut 5 kesalahan fatal dalam penulisan email, baik email untuk urusan pekerjaan ataupun untuk lamaran kerja.

Kesalahan #1 : Alamat Email

Ini jenis kesalahan yang tampak sepele namun sangat mendasar.

Intinya : saya sering melihat orang mengirim email dengan alamat email yang sangat norak. Misal : pemujaHati@hotmail.com. Atau dengan alamat email katrok seperti : jxc1238**@ymail.com

Bahkan kadangkala ada dedek-dedek muda mengirim email lamaran kerja dengan meminjam alamat email pacarnya. Doh. So unprofessional.

Klik gambar di bawah untuk mendapatkan materinya secara gratis!!

Alamat email yang tidak elegan dengan segera menunjukkan pengirimnya juga tidak elegan.

Jika mengirim email untuk urusan pekerjaan profesional, selalu gunakan nama email yang benar dan profesional.

Disini ada semacam standar dunia penamaan alamat email : yakni sebaiknya menggunakan nama lengkap Anda dengan tanda titik sebagai pemisah.

Misal :
Yodhia.antariksa@yahoo.com

Atau
Dewi.Kumala@gmail.com

Jika nama sudah digunakan bisa memakai nama yang dibalik misal :
Antariksa.yodhia@gmail.com

Hindari nama email dengan kode angka atau tanggal lahir atau kode aneh macam XYZDE.

Sebaiknya, gunakan gmail karena kesannya lebih bagus. Kalau masih pakai yahoo, oke juga. Kalau bisa jangan pakai hotmail dan sekelasnya. So jadul.

Kesalahan # 2 : Subjek Email Kosong

Saya sering menerima email dengan subjek yang kosong. Ini juga adalah kesalahan fatal yang acap berulang karena pengirimnya tidak teliti dan ceroboh.

Anak-anak muda yang masih kuliah atau baru lulus, terlalu sering mengirim email dengan subjek kosong. Ini benar-benar menyebalkan.

Jangan pernah lupa untuk mengisi subjek email Anda dengan kalimat yang lugas dan meringkaskan isi topik email.

Contoh subjek yang pas misalnya :

Undangan Menjadi Pembicara Seminar Bisnis Online
atau
Permohonan Wawancara untk Riset tentang Social Media Marketing
atau
Application Letter for Big Data Analyst Position
atau
Surat Lamaran Kerja untuk Posisi Asisten Manajer Pemasaran

Kesalahan # 3 : Tidak ada kalimat sapaan awal nama si penerima email.

Saya juga sering menerima email tanpa salam pembuka yang menyebut nama saya. Isinya langsung nyerocos aja. Sama sekali tidak sopan dan bikin ilfil. Kalau pengirimnya tidak saya kenal, biasanya email seperti ini langsung saya delete, dan tidak akan saya baca. Buang-buang waktu.

PLEASE selalu awali email Anda dengan sapaan kepada nama penerimanya.

Contoh :
Dear Pak Yodhia

Atau lengkapi posisinya karena ini akan elegan dan lebih persuasif kesannya.

Misal :
Dear Mas Yodhia
Blogger Legendaris Blog Strategi + Manajemen

Atau

Dear Ibu Marlina
HRD Manager

Menulis email dengan kalimat awal sapaan yang apresiatif akan segera memunculkan respek yang bagus.

Kesalahan # 4 : Tanpa Perkenalan

Saya kadang juga menerima email tanpa perkenalan dulu Anda ini siapa. Tiba-tiba saja langsung curhat dan minta advis ini itu. Emang lo siape?

Jika email Anda adalah permintaan sesuatu, selalu awali email Anda dengan perkenalan ringkas siapa Anda. Akan lebih bagus jika dimulai dengan kalimat awal yang sopan dan elegan.

Contoh :

Dear Pak Yodhia,

Sebelumnya mohon maaf jika email ini menganggu kesibukan bapak. Ijinkan saya memperkenalkan diri. Nama saya Joni Rantau, mahasiswa jurusan Manajemen Universitas Padjajaran yang saat ini ditugasi menjadi Panitia acara seminar Career Plan.

Lalu lanjutkan dengan poin utamanya secara lengkap sbb.

Btw, ini sampel email dg bahasa yang sopan, elegan dan persuasif. Simak dan pelajari nuansa dan pola kalimatnya.

Jadi besok-besok kalau Anda kirim email, pola kalimatnya juga terkesan sopan dan persuasif.

Berikut sampelnya…..

Melalui email ini kami bermaksud mengundang Bapak sebagai salah satu narasumber dalam acara seminar yang akan diselenggarakan di kampus kami dengan topik Career Plan for Fresh Graduates.

Adapun tanggal pelaksanaannya adalah 8 Juli 2018 mulai pukul 09.00 sd 11.30 wib. Lokasi di kampus kami dengan alamat di Jalan Jatinangor Bandung.

Apakah Pak Yodhia berkenan meluangkan waktu untk memenuhi undangan kami?

Besar harapan kami, Bapak bisa menjadi narasumber acara khusus untk fresh graduates ini. Pandangan dan pengalaman Bapak sebagai praktisi, kami yakin, akan sangat berharga bagi para peserta dalam menata masa depan karirnya.

Demikian undangan yg ingin kami sampaikan.

Jika berkenan Pak Yodhia bisa memberikan balasan via email ini atau via ke WA saya di no. 0879.9000.890.

Sebelumnya, kami ucapkan terima kasih.

Salam sukses mulia,
Joni Rantau
Panitia Seminar Career Plan

Sampel diatas hanya contoh ya.

Puluhan kali menerima email dari panitia ini itu, jarang sekali yang isinya punya nuansa dan pola kalimat seperti contoh diatas.

Kesalahan # 5 : Isi Email Agak Kacau dan Tidak Sopan

Saya sering menerima keluhan dari Manajer HRD yang menerima banyak email lamaran kerja yang isinya tidak profesional. Misal : isi email kosong, dan hanya ada lampiran, plus tanpa subjek email.

Atau kadang isinya hanya seperti ini : Saya ingin mengirim lamaran kerja. CV terlampir.

Sudah. Tanpa kalimat yang jelas mau melamar untuk posisi apa. Garing dan tidak niat untuk berusaha menampilkan isi yang terbaik.

Sebaiknya jika menulis email untuk lamaran kerja, maka contoh lengkapnya seperti ini. Mungkin isi bisa Anda sesuaikan dengan kondisi dan pengalaman Anda. Namun perhatikan pola dan nuansa kalimatnya. Kelihatannya sopan dan persuasif.

Dear Ibu Joana
Recruitment Manager
Telkomsel

Saya berminat untk melamar lowongan kerja di Telkomsel seperti yang diiklankan di Jobstreet, yakni untuk posisi Social Media Marketing Officer.

Saat kuliah, saya aktif dlm komunitas Social Media for Education Movement. Disini saya belajar banyak tentang skills dan praktek social media marketing.

Saya optimis, pengalaman tersebut bisa membantu saya untk menjadi Social Media Officer yang kreatif dan kompeten.

Terlampir saya sertakan CV saya.

Dengan antusias saya menunggu undangan Ibu untuk melakukan tes wawancara atau tes seleksi lainnya.

Salam sukses,
Rina Alamanda

Kesalahan tambahan : isi email panjang tanpa paragraf.

Beberapa kali saya menerima email yang isinya curhat, panjang sekali, dan tidak ada paragrafnya.

Busyet.

Capek banget bacanya dan jadi tidak respek dengan yang menulis.

Kalimat email yang terlalu panjang tanpa paragraf pemisah akan bikin cape yang baca. Juga tunjukkan penulisnya nggak bisa memilah-milah gagasan dengan rapi.

Jika ingin menulis email yang panjang, maka selalu pilah isi email Anda dalam paragraf yg pas. Berikan jeda bagi pembaca untuk rehat sejenak. Maksimal buat 7 kalimat per paragraf. Jangan lebih.

Demikianlah 5 jenis kesalahan yang acap terjadi dan solusinya :

1. Alamat email katrok
2. Subjek email kosong
3. Tak ada sapaan kepada nama penerima dengan sopan
4. Tidak ada perkenalan jika belum saling mengenal
5. Isi email kurang sopan dan terlalu panjang tanpa paragraf jeda

Hindari 5 kesalahan penulisan email seperti diatas. Sebab cara Anda menulis email juga akan menunjukkan sikap dan profesionalisme Anda.

Klik gambar di bawah untuk dapatkan GRATIS 7 buku yang amazing !!