by

Merancang Manajemen SDM Berbasis Kompetensi

Pengembangan pribadi yang bermutu unggul secara sistematis boleh jadi merupakan salah satu strategi yang mesti diusung ketika suatu perusahaan bemimpi menjadi yang terbaik. Dalam kaitannya dengan hal ini, beberapa tahun terakhir ini merebak satu pendekatan baru dalam menata kinerja manusia, yang acap disebut sebagai competency-based HR management (CBHRM), atau manajemen pengelolaan SDM berbasis kompetensi. Dalam pendekatan ini, kosa kata kompetensi menjadi elemen kunci.

Secara general, kompetensi sendiri dapat dipahami sebagai sebuah kombinasi antara ketrampilan (skill), atribut personal, dan pengetahuan (knowledge) yang tercermin melalui perilaku kinerja (job behavior) yang dapat diamati, diukur dan dievaluasi. Dalam sejumlah literatur, kompetensi sering dibedakan menjadi dua tipe, yakni soft competency atau jenis kompetensi yang berkaitan erat dengan kemampuan untuk mengelola proses pekerjaan, hubungan antar manusia serta membangun interaksi dengan orang lain. Contoh soft competency adalah: leadership, communication, interpersonal relation, dll. Tipe kompetensi yang kedua sering disebut hard competency atau jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan fungsional atau teknis suatu pekerjaan. Dengan kata lain, kompetensi ini berkaitan dengan seluk beluk teknis yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditekuni. Contoh hard competency adalah : electrical engineering, marketing research, financial analysis, manpower planning, dll.

Tahap pertama yang mesti dilakukan ketika suatu perusahaan hendak membangun competency-based HR management adalah menyusun direktori kompetensi serta profil kompetensi per posisi. Dalam proses ini, dirancanglah daftar jenis kompetensi – baik berupa soft dan hard competency – yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut; lengkap dengan definisi kompetensi yang rinci, serta juga indikator perilaku dan levelisasi (penjenjangan level) untuk setiap jenis kompetensi. Dalam tahap ini pula disusun semacam kebutuhan kompetensi per posisi, atau semacam daftar kompetensi apa yang dipersyaratkan untuk satu posisi tertentu, berikut dengan level minimumnya.

Tahap berikutnya merupakan tahap yang paling kritikal, yakni tahap asesmen kompetensi untuk setiap individu karyawan dalam perusahaan itu. Tahap ini wajib dilakukan sebab setelah kita memiliki direktori kompetensi beserta dengan kebutuhan kompetensi per posisi, maka kita perlu mengetahui dimana level kompetensi para karyawan kita – dan dari sini juga kita bisa memahami gap antara level kompetensi yang dipersyaratkan dengan level yang dimiliki oleh karyawan saat ini.

Terdapat beragam metode untuk mengevaluasi level kompetensi, dari mulai yang bersifat sederhana dan praktis hingga yang kompleks. Metode yang praktis adalah meminta atasan, rekan kerja dan mungkin juga bawahan untuk menilai level kompetensi karyawan tertentu, dengan menggunakan semacam kuesioner kompetensi. Kuesioner ini didesain dengan mengacu pada direktori kompetensi serta indikator perilaku per kompetensi yang telah disusun pada fase sebelumnya.

Metode lain yang lebih kompleks adalah dengan menggunakan teknik yang disebut sebagai competency assessment center. Dalam metode ini, karyawan diminta untuk melakukan bermacam-macam tugas seperti melakukan simulasi peran, memecahkan suatu kasus atau juga menyusun skala prioritas pekerjaan. Hasil kegiatan ini kemudian dievaluasi oleh para evaluator yang biasanya terdiri lebih dari satu orang. Meskipun obyektivitas dan validitasnya relatif tinggi, metode ini membutuhkan waktu yang cukup panjang (biasanya dua hari) dan biaya serta energi yang relatif besar.

Metode uji kompetensi lain yang kini juga banyak dilakukan adalah dengan menerapkan sertifikasi kompetensi yang dikeluarkan oleh suatu badan yang independen dan kredibel. Di Amerika Serikat misalnya, telah terdapat sertifikasi kompetensi untuk beragam profesi/posisi seperti untuk posisi marketing, HR, keuangan, engineering, dll. Dengan sertifikasi ini, maka seorang karyawan benar-benar telah teruji level kompetensinya.

Klik gambar untuk akses free KPI software.

Tahap berikut dari penerapan CBHRM adalah memanfaatkan hasil level asesmen kompetensi yang telah dilakukan untuk diaplikasikan pada setiap fungsi manajemen SDM, mulai dari fungsi rekrutmen, manajemen karir, pelatihan, hingga sistem remunerasi.

Memang, perjalanan penerapan metode CBHRM membutuhkan proses yang panjang nan berliku. Namun, manfaat yang akan diperoleh dari penerapan metode ini niscaya akan membuat sebuah perusahaan bisa makin melesat unggul dibanding para pesaingnya.

Note : Jika Anda ingin mendapatkan file powerpoint presentation mengenai management skills, strategy, marketing dan HR management, silakan datang KESINI.

Klik gambar untuk akses free KPI software !!

41 comments on “Merancang Manajemen SDM Berbasis Kompetensi”

  1. I believe that all companies have already imposed the so-called CBHRM. It doesnt make sense to recruit or employ someone without any assessment, does it? Well maybe Indonesian member of parliament is one exception since anybody can become party member and make it to the parliament without any skills whatsoever =p.

    It just the extent that makes the difference. Companies with CBHRM will continuously assess their resources in terms of competency, while most will stop once the recruitment process is over.

  2. Good point, Indra. But, some companies still have not identified their required competencies coherently. Without serious effort to determine precisely type of competencies they need to have, the journey for finding great talents might be going nowhere.

  3. I agree with you. Those companies should seriously consider to hire you as their consultant =p.

    Btw, it’s been a pleasure reading your piece Pak Yodhia. Keep on writing =p.

  4. Me too, really appreciate your insightful comments. The beauty of blog is : it is a medium that can create a constructive dialog between author and readers. Hope, we can jointly deepen our learning process from this dialog.

  5. Pak Yodhia a.
    sepertinya saya pernah mengiuti worksop anda mengenai cascade bsc unit ke individu di kemang, dan hal tersebut cukup praktis untuk diimplementasikan mudah dipahami.

    Btw, bicara CBHRM yang saat ini banyak perusahaan yang mengarah ke sistim ini. Saya melihat yang krusial adalah dalam implementasinya, yaitu biaya assessnya cukup tinggi, level manajemen menengah minim 5-6 jt rp / orang, gemana kalo punya ratusan level ini ? dan juga adanya resistensi dari pegawai yang merasa kenyamanannya tertanggu, dan terakhir adalah komitmen pimpinan puncak

    salam Pak Yodhia

  6. Benar Mas Pandawa, yang menjadi isu adalah proses asesmen kompetensinya. Karena itu, mesti dicari cara lain yang lebih praktis dan efisien, tanpa terlalu mengorbankan validitas hasil asesmen. Penilaian 360 derajat atau 180 derajat bisa menjadi salah satu alternatif.

  7. Pak Yodhia,
    Apakah sudah ada kuesioner baku untuk tiap-tiap kompetensi yg dibuat oleh institusi yg bergerak di bidang competency assessment? Biaya asesmen mungkin bisa jauh lebih murah apabila tersedia kuesioner tsb.

  8. Ketika terlibat dalam suatu projek penerapan CBHRM, saya pernah menyusun kuesioner baku untuk membuat proses asesmen kompetensi menjadi lebih praktikal. Namun memang kuesioner ini hanya disusun untuk klien tersebut.

  10. Ma’af karena di perusahaanku akan menerapkan CBHRM system mknya aku baru tertarik untuk mencari artikel abaout it.. Tapi mas masalahnya di perusahaanku, masih banyak satu job desk yang tidak ada orang bertanggung jawab penuh artinya karena SDM yang kurang sehingga masih banyak yang rangkap jabatan untuk satu jobdesk. Kompetensi mana yang akan di ukur jika satu orang bisa melakukan satu, dua atau tiga pekerjaan sekaligus? Apakah bisa CBHRM diaplikasikan dengan kondisi spt ini? Mohon tanggapannya..

  11. Setiap posisi biasanya punya competency requirement profile….baik untuk soft ataup hard competency-nya. Memang ada sejumlah posisi yang profil kebutuhan kompetensi-nya overlap atau saling bersinggungan (terutama untuk jenis pekerjaan yang identik).

    Jika memang ada orang yang merangkap jabatan, ya idealnya dia menguasa semua kompetensi yang dipersayaratkan olej jabatan-jabatan yang ia rangkap. Jadi orang ini mesti memiliki multiple competencies (mungkin skala gajinya juga harus mempertimbangkan multiple competencies ini).

  12. wah seperti terhembus angin surga lho mas Yod, membaca blognya . betul-betul memberi pencerahan .hari-hari ini perusahaan kami sedang melakukan pembenahan management SDM menggunakan CBHRM, bahkan saat ini saya sedang menyusun KPI.. dari yang awalnya saya bingung saat ini saya seperti menemukan energi lagi… terus berkarya mas Yod. saya tunggu tulisan-tulisan selanjutnya
    terima kasih…

  13. kami saat ini sedang menulis makalah yang berkaitan dengan education Human Capital, apa sih yang dimaksudkan dengan education Human capital dan apa kira-kira yang harus dilakukan oleh pekerja indonesia untuk mensikapi hal ini

  14. pak, terima kasih atas bukunya sangat bermanfaat buat saya untuk memahami tentang ilmu HR dengan lebih baik dan membantu saya untuk menjadi HR yang terbaik untuk perusahaan saya

  15. Pak Yodhia,

    kebetulan saya sedang menyusun profil hard competency untuk perusahaan saya. apa bisa menjelaskan langkah-langkah untuk melakukannya? terima kasih

  16. @ Anggariti, saya kira tahap 1 Anda mesti melakukan review job des dari setiap posisi. Dari review ini bisa diperoleh gambarang mengenai kira-kira apa saja kompetensi teknis (hard competency) yang layak dimiliki.

    Selanjutnya, Anda bisa melakukan review terhadap literatur/bacaan dari internet yang banyak memberikan informasi mengenai kompetensi teknis bagi beragam posisi.

    Lalu, tentu saja Anda perlu juga melakukan interview dengan para pemegang jabatan – untuk memperoleh informasi mengenai kompetensi teknis apa yang dibutuhkan.

  17. Bagaimana Mengelola Kompetensi SDM dengan OrangeHRM?

    Pengelolaan kompetensi karyawan merupakan salah satu hal yang penting dalam era teknologi informasi saat ini. Dengan berkembangnya aplikasi opensource berbasis web, maka manajemen pengolahan informasi telah bergeser menuju aplikasi yang murah, mudah dan user friendly.

    OrangeHRM merupakan sebuah solusi opensource yang penulis temukan, dimana solusi ini sangat relavan dengan pekerjaan penulis sebagai HR Manager di sebuah perusahaan. Untuk berbagi informasi dan pengalaman ini, maka penulis menulis buku ini bagi para pembaca, khususnya para praktisi HR Manager yang sedang mencari solusi aplikasi untuk mengelola Human Resource di Perusahaannya.

    OrangeHRM® adalah generasi terbaru sistem pengelolaan SDM (Sumber Daya Manusia) berbasis web. OrangeHRM® akan membantu anda dalam mengelola aset terpenting perusahaan, yaitu: Sumber Daya Manusia. OrangeHRM® sangatlah praktis digunakan dalam bisnis sebagai sebuah platform yang sempurna untuk melakukan re-engineering proses pengelolaan SDM dan mendefinisikan ulang alur kerja operasional para profesional SDM sebagai landasan baru pengelolaan SDM yang maju.

    Modul OrangeHRM® yang menangani administrasi kompetensi sdm adalah :

    · Modul PIM
    Modul inti ini mengelola semua informasi terkait karyawan yang relevan termasuk di dalamnya berbagai jenis informasi pribadi (personal information), rincian kualifikasi (detailed qualification) dan pengalaman kerja (work experience), informasi yang terkait dengan pekerjaan dan lain sebagainya. Foto karyawan juga dapat dimasukkan ke sistem dengan baik. Informasi yang ditampung dalam modul ini dimanfaatkan oleh modul-modul lainnya, sehinga mengurangi data yang mubazir dan saling tumpang tindih.

    · Modul ESS (Employee Self Service)
    ESS adalah alat bantu yang ampuh untuk memberikan kemudahan bagi karyawan perusahaan guna melihat informasi yang relevan, seperti informasi pribadi, memperbarui data pribadi via web, mendaftar cuti (applying for leave) dan mengedit jadwal kerja pribadi tanpa merepotkan staf HR.
    Fungsionalitas modul ini terentang di seluruh sistem, menjadikan informasi tersedia setiap saat dimana pun. Tentu saja semua informasi ini tergantung pada kebijakan keamanan informasi perusahaan, dimana setiap orang hanya dapat melihat informasi sejauh batas hak dan otoritas yang ia miliki. Solusi fungsionalitas ini sangatlah menghemat waktu dan biaya.

    OrangeHRM adalah aplikasi open source berbasis web. Oleh sebab itu untuk menjalankan orangeHRM dibutuhkan paket

    * Apache HTTP Server 1.3 atau terbaru
    * MySQL 5.0 atau terbaru
    * PHP 5.1.0 atau terbaru

    Kunjungi blog saya, dan dapatkan pdf tutorial OrangeHRM berbahasa Indonesia

    https://tituspermadi.wordpress.com

    dan mulailah menggunakan OrangeHRM untuk mengelola administrasi Sumber Daya Manusia
    di perusahaan yang Anda pimpin.

    OrangeHRM dapat dijalankan pada sistem operasi Windows maupun Linux. Anda dapat mengunduh file tersebut di:

    https://www.orangehrm.com/download.php

  18. Pingback: Manajemen SDM « Djokokristianto’s Blog

  19. Pak Yodhia,

    apakah perusahaan yg belum menerapkan CBHRM dapat menambahkan tunjangan kompetensi pada sistem remunerasinya hanya dengan menyusun profil kompetensi per posisi baik soft maupun hard serta menentukan indikatornya dan levelnya bagi kompetensi yg dapat diukur dengan sertifikat yang dimiliki karyawan sesuai profil komptensinya, sementara bagi kompetensi yang tidak dapat diukur melalui tahap asesmen.
    Terima kasih

  20. Ya saya rasa kalau sudah ada profil kompetensi; dan ada metode untuk mengukurnya (misal dengan sertifikasi); komponen kompetensi bisa digunakan sebagai salah satu variabel penggajian.

  22. Hallo Pak Yodhia, saya tertarik untuk menyusun tesis tentang model pengembangan karir berbasis kompetensi. namun saya masih bingung langkah-langkah apa yang harus dilakukan guna menyusun model tersebut. saya ingin memulai dengan menetapkan standar atau model kompetensi dulu. apa langkah selanjutnya guna membuat model pengembangan karirnya? atau saya mohon diberikan artikel, jurnal, atau materi yang dapat mendukung untuk pembuatan model pengembangan karir berbasis kompetensi. atas bantuannya sebelumnya saya ucapkan banyak terima kasih.

  24. Pak Yodhia

    It’s interesting to read your insightful and inspiring article on CBHRD. I was wondering how similar or different your approach is from Regional Model of Competency Standards(RMCS) developed by Australia? And what model do you suggest appropriate for HRM in Public Sectors?

  25. Pak Yodhia,
    Anda betul dan saya setuju dengan anda tetapi persiapan maupun pelaksanaan CBHRM tidak mudah dan perlu waktu dan biaya yang cukup besar. Saya pernah mencoba menyusun hard kompetensi dan pedoman uji kompetensinya, ternyata tidak bisa sekali jadi karena setelah dokumen tersebut diterapkan baru ketahuan kalau tidak pas dan harus direvisi lagi. Itu baru penyusunan dokumen hard kompetensi, belum lagi soft kompetensinya. Setelah dokumen jadipun masih ada masalah lagi yaitu bagaimana menerapkan dokumen tersebut, siapa asesornya, berapa biayanya, dsb. Waahhhh…. ternyata tidak mudah. Apa ada yang lebih praktis lagi?

  26. Urun rembug, pak Yodhia.
    irma (19) seyogyanya kalau CBHRM sudah jalan, semua pengelolaan SDM berbasis competency, termasuk remunerasi/gaji/tunjangan, diklat, development, apraisal, dll.

    anggariti (15) profil hard competency disusun berdasarkan job description karyawan untuk dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, serta memenuhi Key Performance Index (KPI) dan sasaran tugas jabatannya. Berbeda dengan soft competency, hard competency levelling berdasarkan pengetahuan / keterampilan yang diharapkan dari karyawan. Misalnya, level 1 Mengenal konsep dasar , level 2 memahami proses (applied concept), level 3 Mampu menerapkannya (working), level 4 Berpengalaman dalam menerapkannya(advanced), level 5 Sangat berpengalaman dalam menerapkannya(mastery), level 6 Mampu mengembangkan sistem dan prosedur (leading).
    Semoga bermanfaat.

  27. saya tertarik dengan komentar “kompetensi sebagai variabel gaji”. sejauh mana subjektivitas dari metode ini? sementara banyak yang ngga kompeten tapi karena “nempel” ama bos bisa dapat nilai bagus. berarti yang dah kerja mati-matian tapi ga deket ma bos bisa karam dong T_T

  29. Dear Pak Yodhia…Mohon dijelaskan bgmn mensynergikan antara KPI dg CBHRM. Tks atas pencerahannya.

  31. Slmt mlm Pk Yudhia. saya salah satu pelanggan blog Bpk, karena selain upto date juga materi yang disajikan sangat berguna bagi saya, seorang karyawan BUMN yang juga sedang beasiswa kuliah S-2 konsen SDM.

    btw, perusahaan saya sudah menerapkan CBHRM scr bertahap.

    sdh ada aplikasi penilaian sistem manajemen kinerja, kamus kompetensi jabatan, penilaian 360 derajat.

    tapi sistem penilaian tsb ,memunculkan resistensi dari sebagian karyawan dan ahirnya seperti mubazir karena penilaian seperti main mata krn khawatir tunjangan/bonus berkurang.bgm alternatif solusinya?trm kasih

  32. Sebaiknya penilaian tidak hanya meliht aspek kompetensi; namun jug dilengkapi dengan KPI (key performance indicators) yang terukur, dan dengan target yang jelas.

    Penilaian dengan KPI akan mampu meminimalkan main mata antara atasan dengan bawahan. Tentu saja tetap harus disertai dengan monitoring yang intensif.

  33. pagi pak yodhia…
    ade sangat tertarik dengan artikel ini, karena di perusahaan ade akan menggunakan sistem tersebut…
    boleh tanya pak,, apakah ada limit waktu untuk mengetahui masih competible kah hasil tersebut untuk beberapa tahun ke depan? ada batas waktunya tidak validitasnya? terimakasih

  35. salam kenal pak yodhia

    di perusahaan saya sedang diadakan uji kompetensi untuk yang pertama kalinya.

    mohon masukannya, kira-kira apa yang harus disiapkan seorang karyawan untuk mendapatkan hasil terbaik dalam uji kompetensi tersebut.

    terima kasih.

  37. Salam kenal & salut, sajian kompetensi cukup sederhana dan berguna untuk perusahaan baru

    namun kenapa tidak langsung sistem manajemen sdm mempergunakan sistem manajemen talenta yang menurut saya lebih praktis & efisien dan cepat menghasilan output yang diharapkan industri.

    mohon sajian manajemen talentanya mas Yodhia di publikasikan, trim

  38. Terimakasih atas tulisnnya pak Yodhia, sangat bermanfaat buat saya, kebetulan saya dan team sedang menggarap proyek ini di kantor. Tulisan bapak menjadi salah satu masukan buat saya. Salam kenal ya pak..

Comments are closed.