Pelatihan KPI dan Info tentang Pelatihan Cara Menyusun Key Performance Indicators atau KPI

Penilaian kinerja karyawan acapkali dihadapkan pada problem subyektivitas karena tidak adanya indikator kinerja yang terukur dan obyektif. Tanpa didukung dengan identifikasi key performance indicators secara tepat, pengelolaan kinerja karyawan sering tidak dapat berjalan secara optimal.

Workshop ini didesain untuk memandu para peserta mengidentifikasi key performance indicators secara optimal, berdasar job des dan tugas yang telah menjadi tanggung jawabnya. Didalamnya juga akan diuraikan mengenai cara mengukur dan memonitor pencapaian KPI serta target kinerja yang telah ditetapkan.

Dalam workshop ini akan dibahas agenda berikut :

• Konsep tentang KPI-based Performance Management

• Jenis-jenis KPI : Process-based KPI dan Result-based KPI

• Metode untuk Mengidentifikasi KPI secara Tepat untuk Setiap Posisi/Jabatan (para peserta akan memperoleh free KPI catalog untuk beragam fungsi seperti SDM, Keuangan, Pemasaran, Produksi, dll.)

• Merumuskan Definisi Setiap KPI dan Formula untuk Memperoleh/Menghitung Data Pencapaian KPI

• Metode untuk Memonitor dan Mengendalikan Pencapaian KPI

Jika perusahaan atau kantor Anda memiliki kebutuhan untuk menyelenggarakan in house workshop dengan tema Cara Menyusun KPI Karyawan, silakan hubungi kami di : antariksa@exploreHR.org atau phone : 0817 482 3235 dengan contact person Yodhia Antariksa, MSc in HR.

Pelatihan KPI atau pelatihan Key Performance Indicators adalah sebuah pelatihan yang programnya meliputi cara bagaimana agar kinerja suatu perusahaan dapat dikelola dengan cara yang efektif.

Cakupan keefektifan kinerja ini mulai dari pengelolaan hingga secara objektif juga mengukur hasil dari kerja pegawainya. Indikator yang tepat pun dibutuhkan dalam melakukannya.

Definisi dari Key Performance Indicator sendiri yaitu merupakan rangkaian dari indikator-indikator yang menjadi kunci dari strategi bisnis yang diimplemetasikan.

Sifat KPI harus terukur dan memberikan informasi mengenai pencapaian dari strategi yang telah diimplementasikan dan juga tentang sejauh mananya keberhasilan yang telah dicapai.

Program pelatihan KPI atau Key Performance Indicators, kini menjadi sebuah kebutuhan yang tingkatannya sudah melebihi sebuah kewajiban untuk diikuti oleh mereka para bagian-bagian penting dalam perusahaan.

Kinerja perusahaan adalah salah satu dari kunci kesuksesan dalam berbisnis. Jadi, efektifnya salah satu kunci kesuksesan ini akan mampu membuat sebuah perusahaan bergerak maju dan terus melesat naik. Kenaikan ini tentu membutuhkan tahapan, dan dalam program pelatihan ini, tahapan akan diberikan dengan adanya pelajaran tentang bagaimana menaikkan kinerja sebuah perusahaan yang dimulai dari tingkat individual, departemen, hingga akhirnya sampai pada tingkatan perusahaan.

Penyusunan strategi berikut review serta monitoring akan pencapaian dari Key Performance Indicators yang dibuat dan diimplementasikan juga menjadi kegiatan yang dilakukan dalam program ini.

Di samping tujuan dari program pelatihan KPI tersebut, tentu saja program pelatihan ini memiliki manfaat yang nantinya bisa dirasakan ketika pelatihan sudah dilakukan. Selain paham akan konsep dasar dari Key Performace Indicators, mulai dari penyusunan peta strategi, identifikasi dari strategi tersebut yang dimulai dari tingkatan perusahaan hingga individual kemudian mereview dan memonitornya.

Seseorang yang sudah mengikuti program pelatihan Key Performance Indicators tentu akan paham juga akan pentingnya Balance Scored.

Balance Scored yaitu pembelajaran yang mengajarkan bagaimana cara seimbang dalam menghasilkan serta megimplementasikan strategi untuk meraih kesuksesan, sehingga tidak hanya melihat satu sisi seperti keuangan saja. Penyususnan Key Performance Indicators pun akan mampu dilakukan oleh mereka yang telah mengikuti program ini karena pelatihan telah dilakukan.

Akan diperoleh pula pemahaman untuk penjabaran kunci kesuksesan yang sebenarnya, yaitu bukan pada tingkat perusahaan saja tapi individu dan departemental.

Langkah-langkah yang telah dipelajari dalam pengimplementasian Key Performance Indicators selanjutnya bukan hanya dipahami tapi mampu diimplementaskan secara nyata. Salah satunya dalam membina pegawai agar kinerja yang diberikannya optimal dan mampu berkontribusi dalam bisnis yang dijalankan.

Nantinya, pengevaluasian kinerja pegawai bisa dilakukan secara lebih terukur dan objektif. Key Performance Indicators juga akan menjadi motivator bagi pegawai agar lebih memahami apa yang dia kerjakan berikut hasilnya termasuk agar nantinya pegawai bisa menetapkan pencapaian kerjanya.

Pembinaan yang dilakukan dengan objektif serta terukur juga akan menghasilkan pembinaan yang sistematis serta transparan. Ketika skor atau hasil yang diraih dari penetapan Key Performace Indictors ini bisa dilihat serta dirasa karena keobjektifan serta keterukurannya tersebut, pegawai pun akan bisa menerima reward maupun punishment yang diberikan. Karena, dia mampu menilai kinerjanya sendiri.

Atasan merupakan orang yang sangat berperan ketika Key Performances Indicators ini diterapkan. Penghitungan atau penilaian dari hasil penerapan Key Performances Indicators yang berlangsung secara periodic tersebut bukan hanya dilakukan oleh pegawainya saja, tapi atasan juga harus melakukannya.

Tabel Key Performances Indicators yag diisi, ditandatangani dan disetujui oleh kedua pihak. Kegiatan ini tentu akan memberikan dampak pada optimalnya proses perkembangan dari kinerja yang berjalan. Pembahasan pencapaian Key Performances Indicators yang secara periodic biasa dilakukan per tahun penilaiannya, akan lebih baik jika dibahas juga dalam sebuah pertemuan setidaknya setiap bulan. Atasan membahas ini bersam-sama dengan staff berikut pegawai.

Untuk melakukan pelatihan KPI, sekarang telah banyak lembaganya. Berbagai pengalaman serta pembelajaran bisa para peserta dapatkan dalam pelatihan ini.

Peserta tidak terpaku pada bidang atau posisi tertentu seperti bagian keuangan saja diperusahaan, mulai dari marketing hingga mereka yang berada di posisi SDM atau IT juga bisa mendapatkan program pelatihan yang begitu dibutuhkan ini.

Metode dalam pelatihan merupakan penentu, berhasil atau tidaknya pelatihan yang dilakukan. Untuk itu, dalam menerapkan metode pelatihan ini membutuhkan strategi. Ceramah atau penjelasan dari berbagai macam teori ataupun pengalaman, kemudian membuat forum diskusi, dan melakukan latihan sebagai praktek merupakan metode yang efektif yang dilakukan.

Ketiga metode ini tentu akan memperkaya wawasan dan ilmu pengetahuan, namun tidak hanya disimpan diotak saja, tapi mampu direalisasikan dalam praktek yang nyata.

Salah satu program dalam pelatihan KPI (Key Performance Indicators) adalah pelatihan membuat key performance indicators. Dalam Key Performances Indicators, finansial maupun hal lain yang sifatnya non finansial akan menjadi pengukur dari sebuah kinerja.

Pengukuran ini dilakukan untuk mengetahui kondisi dalam berbisnis, sehingga jika terjadi sesuatu maka tindakan serta sikap yang perlu dilakukan bisa diketahui. Umumnya, Key Performances Indicators dijadikan sebagai alat ukur bagi hal-hal yang sifatnya sulit diukur, misalnya tentang kualitas dalam kepemimpinan hingga kepuasan yang diterima pelanggan.

Padahal, Key Performances Indicators memiliki isi matrik yang berbeda. Untuk isi dari Key Performances Indicators hal yang dijelaskannya adalah tentang pencapaian yang diinginkan oleh perusahaan dengan kinerja seperti apa, berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam merealisasikannya. Strategi adalah objek yang perlu direalisasikan tersebut.

Hal pertama yang harus diketahui ketika melakukan pelatihan membuat Key Performances Indicators adalah mengetahui apakah Key Performances Indicators mempunyai kriteria untuk dikategorikan sebagai sebuah matrik atau tidak.

Target, Orientasi outcome, serta memiliki nilai ambang batas yang dikenal dengan threshold dimiliki atau tidak? Target akan berpengaruh pada waktu pencapaian, orientasi outcome akan berpengaruh pada hasil dan pengaruhnya sangat signifikan, serta ambang batas akan membedakan nilai aktual dengan nilai target.

Sebuah perusahaan memerlukan Key Performances Indicators selain sebagai sebuah jalan meningkatkan kinerja untuk meraih kesuksesan, pada dasarnya sebuah perusahaan pun harus memiliki visi berikut misi. Visi dan misi ini tentu harus jelas serta memiliki langkah yang nyata dalam perealisasiannya.

Tujuan dari Key Performances Indicators pun harus mampu menjadi cerminan bagi tujuan dari perusahaan tersebut. Untuk itulah, setiap Key Performances Indicators berbeda, karena setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda pula.

Jadi, persiapan selanjutnya dalam pelatihan membuat Key Performances Indicators adalah menetapkan apa tujuan yang ingin dicapai, baik itu yang sifatnya jangka panjang maupun pendek. Juga, proses bisnis yang dimiliki dapat didefinisikan secara jelas.

Kemudian, ukuran yang sifatnya baik itu kuantitatif maupun kualitatif ditetapkan dan disesuaikan dengan tujuan yang telah ditetapkan dan ingin dicapai. Terakhir yaitu melakukan monitor terhadap kondisi yang terjadi serta perubahan pun dilakukan agar tujuan yang di awal telah ditetapkan dapat tercapai.

Perencanaan Key Performances Indicators dalam pelatihan membuat Key Performances Indicators dan yang belum masuk ke dalam Key Performances Indicators yang sebenarnya tetap harus dilakukan dengan matang. Tentu saja sebagai proses belajar, pelatihan membuat Key Performances Indicators akan peserta terapkan dalam Key Performances Indicators yang sebenarnya di perusahaan masing-masing.

Perencanaan ini harus mendapat dukungan beberapa hal dan mesti tersedia, salah satunya adalah dari data termasuk informasi yang sifatnya harus konsisten dan akurat kebenarannya. Tidak salah jika akhirnya di tahap ini kita menyadari, bahwa dalam sebuah perusahaan sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting.

Keakuratan serta konsistensi data harusnya disediakan oleh perusahaan dengan akses yang mudah didapatkan oleh mereka para pegawai yang memerlukan data penting ini. Sehingga, data yang diperoleh serta digunakan setiap orang yang berkepentingan di perusahaan mampu dipertanggungjawabkan.

Jadi, sudah menjadi kewajiban bagi perusahaan untuk menyediakan alat atau perangkat sistem teknologi dan informasi yang sifatnya fungsional serta tepat sasaran ini bagi kebutuhan perusahaan.

Selanjutnya, pelatihan membuat Key Performances Indicators ini agar mampu melakukan fungsinya secara optimal harus mampu memenuhi kaidah-kaidah yang ada yang biasa disingkat dengan SMART (scientific, measurable, achievable, reliable, time bound).

Dalam bahasa Indonesia yaitu spesifik, terukur, realistis, dan adanya target waktu.

Menyusun sebuah Key Performances Indicators, tentu kita membutuhkan sasaran yang strategis dan ini harus ditetapkan sejak awal.

Indikator ini haruslah spesifik serta terukur. Buat atau tetapkan juga Key Performances Indicators ini secara terperinci dan eksplisit, sehingga jelas apa hasil yang diinginkan nanti yang ingin dijadikan bahan ukurnya. Penetapan biaya dalam identifikasi dan monitoring Key Performances Indicators nanti, usahakan nilainya tidak melebihi nilai dari hasil pengukuran. Untuk itu, dalam memberikan nilai untuk tambah yang berlebihan dalam pengukuran sebaiknya dihindari.

Setelah rumusan strategis untuk sasaran Key Performances Indicators ditetapkan, kemudian tentukan berapa angka yang menjadi target dalam setiap Key Performance Indicators. Kaidah SMART di atas merupakan metode yang sebaiknya digunakan ketika menetapkan angka untuk target ini.

Target hendaklah spesifik sifatnya, detailnya jelas, serta terfokus. Dapat diukur dan realistis apa yang sudah ditetapkan tersebut untuk dicapai, baik untuk nilai maupun peningkatan hasilnya. Pastikan juga bawa target yang menjadi pilihan dan ditetapkan, relevan aspek-aspek yang dimilikinya dan tetap memiliki kaitan dengan tugas pokok.

Waktu untuk target pencapaian atau yang biasa disebut deadline pun menjadi hal penting terakhir yang harus diperhatikan dalam penetapannya. Jadi, semua terarah dan jelas. Umumnya Key Performance Indicators yang telah banyak digunakan adalah market share, laba bersih, customer satisfaction index, return on asset, sales growth, defect rate, production downtime, jumlah produk baru, utilisasi mesin, tingkat produktivitas karyawan, dan rata-rata skor komperensi karyawan.

Berikut contoh Key Performance Idicators yang biasanya disusun serta dilakukan oleh mereka bidang tertentu yang berpengaruh di setiap perusahaan:

1. Bidang Human Resources atau Sumber Daya Manusia (SDM)

Key Performance Idicators-nya adalah: % jumlah rekrutmen karyawan baru yang dilakukan tepat waktu; Rata-rata skor evaluasi karyawan baru setelah tiga bulan masa percobaan; Rata-rata jumlah pelamar untuk setiap job vacancy; Rata-rata jam pelatihan per karyawan (per kapita)

% perubahan produktivitas kerja sebelum dan sesudah pelatihan; ROI of training for selected training programs, rata-rata skor kepuasan peserta pelatihan

% jumlah karyawan yang telah menyusun Individual Development Plan; % pelaksanaan Individual Development Plan disbanding rencana; % jumlah karyawan yang telah menyusun table KPI; % jumlah manajer yang melakukan performance coaching dengan stafnya secara regular;

Great employee turn over, Skor kepuasan karyawan (employee satisfaction and engagement); Rata-rata skor kompetensi karyawan; Rata-rata biaya kesehatan per karyawan per tahun; % biaya pegawai disbanding total cost; dan profit per employee.

2. Bidang Marketing atau Pemasaran
Key Performance Indicators-nya adalah: % pertumbuhan penjualan disbanding tahun sebelumnya; Market share; Skor kepuasan pelanggan; OI of marketing programs; Jumlah pengembangan produk baru; ^ product aviability in market; Rata-rata jumlah penjualan per distribution center/ key outlet’ Rata-rata jam untuk menyelesaikan komplai pelanggan secara tuntas

3. Bidang Information Technology atau IT
Key Performance Indicators-nya adalah: % uptime system jaringan computer; % perbaikan computer atau jaringan user yang dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah disepakati atau SLA (service level agreement); % penyelesaian implementasi aplikasi yang dilakukan degan tepat waktu sesuai rencana; Jumlah pengembangan aplikasi baru yang akan diimplementasikan tahun ini; Skor kepuasan user atas layanan bidang IT (Information Technology); Return on Investment (ROI) dari program aplikasi yang diimplementasikan; Jumlah rata-rata visitor yang melakukan kunjungan ke web company; dan jumlah cabang yang telah terkoneksi secara online.

Jika perusahaan atau kantor Anda memiliki kebutuhan untuk menyelenggarakan in house workshop dengan tema seperti diatas, silakan hubungi kami di : antariksa@exploreHR.org atau phone : 0817 482 3235 dengan contact person Yodhia Antariksa, MSc in HR.

4. Bidang Finance atau Keuangan
Key Performance Idicators-nya adalah: Operating cost ratio; Rata-rata cost of fund; Rata-rata ketersediaan cash atau cash flow setiap bulan; % piutang yang diproses dengan tepat waktu, sesuai dengan agreement; Jumlah temuan audit internal dalam bidang finance, % laporan keuangan yang disajikan dengan akurat, % laporan keuangan yang disajikan dengan tepat waktu; dan Return on asset.

5. Bidang Produksi
Key Performance Idicators-nya adalah: Durasi machine downtime; Frekuensi machine downtime; Defet rate; % jumlah order produksi yang dapat dipenuhi sesuai schedule; % pemenuhan terhadap standar Good Manufacturing Practices; % Waste atau Scrap; Kapasitas produksi per jam; dan Biaya lembur karyawan produksi per shift.

Serta, berikut ini beberapa contoh dalam penyusunan Key Performance Indicators untuk sebuah perusahaan.

1. Perusahaan agro industry: Key performace Indicators yang perlu dikembangkan untuk diaplikasikan pada pegawainya adalah dengan menyusun table dari Key Performance Idicators. Table Key Performance Idicators ini disusun untuk setiap level karyawan yang tentunya berbeda, dari mulai direksi hingga supervisor.

Proses pengembangan Key Performance Indicators yang telah disusun harus menyertakan susunan untuk panduan pengembangan dari Key Performance Indicators yang dibuat berikut dilakukan sosialisasinya. Soasialisasi ini adalah tentang bagaimana cara menerapkan sistem Key Performance Indicators ini dalam performa manajemen karyawan.

2. Perusahaan Financing: Menyusun Key Performance Indicators untuk karyawan dalam perusahaan ini dimulai dengan menyusun Balanced Scorecard untuk level perusahaan terlebih dahulu. Scorecard kemudian diturunkan atau dicascade hingga ke level scorecard untuk level direktur, manajer, dan sampai asisten manajer.

Hasil yang diharapkan adalah adanya alignment yaitu keselearasan atau keseimbangan antara corporate performance scorecard dengan Key Performance Idicators untuk para pegawai.

One thought on “Pelatihan KPI dan Info tentang Pelatihan Cara Menyusun Key Performance Indicators atau KPI”