Solution-based Communication Skills

Berapa banyak program kerja kita macet hanya gara-gara kegagalan komunikasi diantara orang-orang yang terlibat didalamnya? Berapa kali kita terperangkap dalam konflik dengan departemen lain hanya lantaran rajutan komunikasi yang berantakan?

Sialnya, banyak orang menganggap remeh soal komunikasi, dan memandang ketrampilan ini sebagai sesuatu yang “given”, dan karenanya tidak perlu ditelisik dengan penuh kesungguhan. Padahal kita tahu, mayoritas waktu kerja kita berisikan percakapan dengan orang lain.

Dinamika kerja mungkin akan menjadi lebih indah terjalin kalau saja kita mau mendedahkan sedikit waktu untuk mempelajari prinsip sederhana dari komunikasi.

Baiklah, sebelum kita menjelajah jauh mengenai sejumlah tips kunci dalam membangun komunikasi produktif, ada baiknya kita mengingat 3 prinsip dasar komunikasi berikut ini :

1. Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkali menentukan hasil komunikasi. Sebab itulah selalu pilih cara yang pas dan santun untuk mulai mengemukakan gagasan kita, apalagi jika gagasan ini kita anggap penting bagi kemajuan bersama.

2. Cara kita menyampaikan pesan selalu berpengaruh terhadap bagaimana pesan itu diterima dan dipahami. Hmm. Sebuah prinsip yang layak kita kenang selalu.

3. Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang diterima, bukan pesan yang ingin disampaikan. Diskomunikasi acap terjadi karena kegagalan memahami fiolosofi yang terkandung dalam prinsip ini.

Tiga prinsip diatas sungguh sederhana, namun sekaligus bersifat fundamental. Mungkin kita perlu memasang tiga prinsip itu di dinding ruang kantor, agar semua orang bisa selalu mengingat, menyerap dan mempraktekannya.

Setelah menjejak tiga prinsip komunikasi diatas, kita barangkali perlu juga mengetahui ada beragam langkah praktis yang bisa diusung agar komunikasi kita menjadi lebih elegan.

Tips praktis yang pertama adalah ini: Tiada salahnya jika kita selalu memperhalus kata-kata ‘kamu’ untuk menghindari suara yang seolah menekan. Sebagai ganti dari : ‘Kamu harus…’, katakan ‘Dapatkah anda…’ atau ‘Dapatkah anda melakukan …’  Ucapan yang kedua tentu terasa lebih santun.

Tips 2 : Fokus pada solusi, bukan pada masalah. Sebagai ganti dari ‘Waktu untuk sosialisasi telah habis…….’, katakan ‘Saya akan mencari alternatif solusi agar kegiatan sosialisasi bisa terus berjalan….’ Jadi kelak ketika kita terbentur pada masalah, paksa otak kita untuk berpikir mencari solusi, dan bukan berulangkali mengucapkan masalah, masalah dan masalah……Betapa seringnya kita mendengar orang dengan mudah berbicara tentang masalah……dan gagal membentangkan solusi. Berbicara tetang solusi selalu akan lebih produktif daripada terpaku pada masalah.

Tips 3 : Mengambil tanggung jawab – dan bukan sekedar menyalahkan. Sebagai ganti dari ‘Ini bukan kesalahan saya’ atau ‘Ini kesalahan bagian lain’, katakan ‘Ini yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan hal itu’. Langkah ini sungguh terasa penting, sebab betapa seringnya kita mendengarkan omelan di kantor yang saling menyalahkan (dan oh, memang menyalahkan orang lain itu mudah dilakukan dan mungkin terasa nikmat…..). Namun pola komunikasi semacam ini tentu hanya akan meninggalkan suasana kerja yang kelam dan tidak mencerahkan.

Karena itu, please remember : kelak ketika dihadapkan pada situasi seperti diatas, ucapkan kalimat : Apa yang bisa kita lakukan bersama untuk mengatasi kegagalan ini. Ucapan semacam ini jauh lebih produktif, daripada membuang waktu untuk saling menyalahkan. Lenyapkan kosa kata “saling menyalahkan” dari kamus otak Anda.

Tips 4 atau terakhir : Bagi informasi daripada berdebat atau menuduh. Sebagai ganti dari ‘Bukan, pendapat Anda salah’, katakan ‘Saya melihatnya seperti ini….’ Atau : ‘Apakah kita bisa mempertimbangkan pandangan seperti ini……’. Menghargai pendapat orang lain, sambil mengucapkan pandangan alternatif dengan santun akan membuat proses rapat atau meeting menjadi lebih komunikatif….dan tidak sekedar buang waktu bedebat kusir.

Demikianlah empat tips praktis dan sederhana tentang komunikasi yang berfokus pada solusi. Sederhana rasanya, namun sayang kita acap menyepelekannnya, atau melupakannya. Padahal corak komunikasi kita dengan rekan sekantor pasti akan lebih keren kalau kita bisa mempraktekkan empat tips sederhana itu.

Jadi, cobalah distribusikan dan share tulisan ini kepada segenap rekan kantor Anda. Semoga kelak semua karyawan di kantor Anda bisa menjadi insan-insan yang produktif dalam berkomunikasi.

NOTE : Jika ingin mendapatkan slide presentasi yang bagus tentang strategi bisnis, personal development dan leadership, silakan KLIK DISINI.

Photo credit by : zara @flickr.com

23 comments on “Solution-based Communication Skills
  1. seringkali kita beranggapan orang lain sudah paham, sehingga kita malas berkomunikasi..padahal yang sering terjadi adalah kebalikannya…kita harus lebih rajin dan memastikan pesan kita dipahami dengan benar..

  2. saya setuju “cara menyampaikan pesan” menjadi hal yang penting. karena jika sampai salah menggunakan caranya, pesan yang harusnya sampai bisa jadi salah tafsir dan menimbulkan keresahan

  3. Setuju dng pendapat pak Billy bahwa cara menyampaikan pesan itu sangat penting. Banyak persoalan (interpersonal) yang muncul “hanya” karena kurang tepat dalam menyampaikan pesan. Niat baik pun bisa diartikan keliru kalau kita tidak memahami cara menyampaikan pesan yang baik. Thanks Pak Yodhia, atas beberapa contoh kalimatnya…

  4. Terimakasih Pak Yodh…atas beberapa contoh dalam art of communication. Atas saran Bapak saya minta ijin untuk memuatnya dalam internal bulletin yang kami buat dari karyawan dan untuk karyawan di perusahaan kami. Salam..

  5. Saat ini saya kerja di perusahaan trading, di kantor hanya ada saya dan bos. Setiap kali ada masalah apapun itu saya akan menjadi tersangka.
    Ketika saya mencoba mengkalrifikasi, maka kesempatan untuk bicarapun tidak ada sama sekali. Saya merasa saya tidak dapat mengomunikasikan apa yang sebenarnya terjadi tetapi jika kesalahan berasal dari bos, dengan segala kelebihannya beliau akan mengomunikasikan kepada saya bahwa intinya beliau tidak salah!
    mohon pencerahan..

  6. Terimakasih pak yodia, mohon ijin untuk share ke beberapa rekan dikantor, karena memang ternyata komunikasi terkadang jadi masalah baik dikantor maupun di rumah.

  7. Ayou (5) dan Veli (7) : ya silakan.

    Navie (6) : bos anda perlu di-training dan di-coach untuk menjadi good communicator. Atasan Anda adalah contoh sempurnan tentang bad and ugly boss.

  8. Setiap penerima informasi dari proses komunikasi memiliki karaktersitik yang berbeda, seperti daya tangkap, persepsi, kemampuan menginterpretasi dan keinginan mau mendengar (menyimak).
    Oleh karena itu si penyampai harus pandai dalam mengetahui dengan siapa dia berkomunikasi.
    Tentunya, akan berbeda ketika berkomunikasi face to face, head to head dibandingkan ketika dalam suatu kelompok atau komunitas.
    Jelasnya, komunikasi akan sampai ketika apa yang disampaikan sesuai dengan “bahasa” sipenerima, baik individu maupun institusi.

  9. Saya suka bahasan yg satu ini. Kena banget dengan apa yg saya rasakan Pak. Mungkin sama yg dialami oleh Novie (koment diatas). Yg saya sayangkan adalah “Manager selalu benar” padahal manager saya itu jarang mendengarkan apa yg di jelaskan oleh bawahan (saya).

    saya tidak membela diri apakah sudah benar mengkomunikasikan atau belum. Yg jelas, sebelum saya menghabiskan penjelasan. Tekanan dia langsung naik tanpa ada mau mendengarkan kelanjutannya. Padhal dia tak ada alasan utk marah.

    Hasil teliti punya teliti, saya pun mendapat penjelasan dari rekan kerja lain yg selevel dengan saya. hasilnya pun sama, Manajer saya itu tak pantas menyandang gelar manager.

    Sekarang saya menyimpan informasi yg tak perlu dia tau, biarlah dia tahu melalui forum sehingga lebih banyak yg tau bagaimana dia bersikap.

    Apakah manager saya itu termasuk orang yg meremehkan bawahan ?

  10. Rian (11)….ya sayangnga seperti itu….banyak manajer yang secara kompetensinya sebenarnya belum layak menjadi manajer…..

    Manajer anda itu perlu dapat training intensif tentang how to become a great leader.

  11. Om Yod,
    Mohon saran anda ketika menghadapi situasi yg anda sebut dalam
    #12: “… manajer yang secara kompetensinya sebenarnya belum layak menjadi manajer”
    padahal kita/saya ada di posisi bawahan.

    Maksud tegasnya:
    ‘Bagaimana berkomunikasi dengan manajer yg tidak kompeten?’

    Trims.

  12. Gobzip (13) : agak susah juga ya….mungkin kita bisa tetap mendengarkan dengan empati….ndak usah dimasukin ke hati kalau dia ngomel-ngomel….kerjakan instruksinya dengan tuntas….pasti suatu saat dia akan sadar juga….dan akan respek kepada anda. Dalam hatinya, dia merasa salut dengan anda…namun ia mungkin gengsi untuk mengatakannya….ndak apa-apa…yang penting kita kerja dengan tuntas; dan tidak defensif ketika dia ngomel-ngomel.

  13. Pingback: Solution-based Communication Skills | Jaringan Pengusaha Muslim Indonesia

  14. Ya… ada manajer yang suka mengatur karyawan, bukannya membantu karyawan melejitkan bakatnya. Mungkin 1 hal yang bisa dilakukan: Salip dia.
    Anda bisa menyalipnya jika Anda mau, yang Anda butuhkan adalah keberanian dan kemauan untuk memimpin.
    Tapi mungkin saja manajer Anda yang benar, melihat dari kedua sisi pasti lebih menguntungkan.
    Untuk mengetahui lebih lanjut Anda bisa membaca buku referensi saya
    “Pertama, Langgar Semua Aturan” penulis Marcus Buckingham
    semoga bermanfaat

  15. Pingback: Solution-based Communication Skills

  16. Mas Yod, Alhamdulillah saya sudah melaksanakan ke 4 tips yg mas Yodhia tulis, namun …kurang beruntung di tempat saya biasanya yg ngasih solusi dan alternatif, maka dialah yg akan ketiban pulung untuk benah2 dan ngeberesin yg terlanjur amburadul hehe…cape’ deh..

  17. Mastering The Art of communication skills is to be able to fulfill the intended outcome of the communication.

  18. Membaca artikel Anda sebuah kesempatan luar biasa…Pikiran sadar dan bawah sadar saya telah berkomunikasi satu dengan lainnya dan memanfaatkan sebaik-baiknya ilmu komunikasi yang luar biasa dari artikel yang memang Anda share untuk semua dan menjadi solusi bagi semua

  19. menurut saya blog anda dapat membantu seseorang dalam berkomunikasi yang baik, dan dapat menambah pengetahuan bagi pembaca.
    terima kasih atas informasinya

  20. Mas Yodhia,

    Saya setuju dengan tips berkomunikasi yang baik. Kalau boleh saya menambahkan untuk selalu meminta feedback ke temen yang diajak komunikasi agar apa yang diampaikan sama dengan yang diterima.

    salam

    heru

Comments are closed.