Perkembangan era digital membantu para HRD dalam pengelolaan data SDM perusahaan, termasuk menggunakan HRIS. Aplikasi HRIS menawarkan banyak sekali fitur terkait manajemen data privasi karyawan.
Apabila perusahaan tempat Anda bekerja belum mengaplikasikan HRIS, sebaiknya pelajari dahulu perkiraan biaya untuk penerapannya. Namun sebelum lebih jauh membahas tentang perkiraan investasi untuk pengaplikasian HRIS, kami akan menjelaskan tentang aplikasinya terlebih dahulu.
Apa Itu Aplikasi HRIS?
Aplikasi HRIS dikembangkan oleh Mekari dan bisa diakses melalui website Talenta. HRIS memungkinkan para HRD untuk memiliki database manajemen data SDM bersifat otomatis. Seluruh data tersebut tersimpan dengan aman dalam Cloud.
Faktanya, perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi secara berbayar. Namun bagi user baru, mereka berkesempatan untuk mencoba versi trial dengan gratis. Mengenai periode masa trial HRIS dapat ditanyakan langsung kepada customer service pihak Mekari. HRIS sendiri dapat diaplikasikan melalui laptop, Android, sampai dengan iOS.
Seluruh data yang ditampilkan pada aplikasinya bersifat real time karena memang diakses melalui online. Jadi setiap tindakan, seperti mengupload data, menghapus data, dan lain-lain ke HRIS memerlukan koneksi internet. Pengembangan dari HRIS sudah didasarkan atas sertifikasi ISO 27001 yang memang berhubungan dengan divisi HRD. Fitur-fitur terbaru yang disediakan oleh Mekari untuk aplikasi ini adalah manajemen database karyawan, rekrutmen maupun off boarding, komunikasi internal, dan juga manajemen aset.
Penjelasan Mengenai Fitur HRIS
Anda sudah mengetahui sekilas tentang HRIS dan penting untuk memahami berbagai fiturnya juga. Kami akan langsung menjelaskan beberapa fiturnya di bawah ini.
1. Manajemen Data Karyawan
HRIS merupakan aplikasi yang dirancang untuk pengelolaan database karyawan. Berapapun karyawan yang dimiliki suatu perusahaan akan mudah diorganisir datanya dengan bantuan HRIS. Keseluruhan database yang diupdate juga akan langsung ditampilkan real time ketika karyawan lain mengakses. Hal ini sangat berguna untuk mencegah penggunaan data lawas. Para HRD juga dapat dengan mudah memantau suatu data karyawan melalui grafik. Pengembangan fitur dari HRIS yang satu ini sudah didasarkan atas ISO 27001.
2. Kemudahan Merekrut Kandidat dan Pantau Offboarding
Salah satu fitur yang tersedia dalam HRIS adalah kemudahan dalam memantau rekrutmen dan offboarding serta onboarding. Fitur ini sangat membantu HRD dalam mengatasi berbagai pekerjaan, seperti laman kerja, alur rekrutmen, database para kandidat yang melamar pekerjaan, onboarding bersifat otomatis, realtime database offboarding.
3. Mempermudah Komunikasi Internal Perusahaan
Fitur HRIS lain yang juga bisa dimanfaatkan adalah memudahkan komunikasi internal perusahaan. Alhasil komunikasi antara karyawan satu dengan lainnya dapat berjalan dengan baik, sehingga tugas masing-masing dapat selesai sesuai deadline. Pada fitur ini terdapat calendar yang memungkinkan karyawan menentukan tanggal meeting maupun acara penting lainnya. Bahkan karyawan juga bisa menggunakan fitur jajak pendapat.
Perkiraan Biaya untuk Menerapkan HRIS
Anda sudah mengetahui tentang definisi dan fitur-fitur dari HRIS. Sekarang saatnya untuk memahami tentang estimasi biaya untuk menggunakan HRIS pada suatu perusahaan. Pada dasarnya estimasi biaya dibagi berdasarkan fitur yang ingin digunakan, seperti Basic, Business, Pro, dan Ultimate. Penjelasan lebih detail untuk setiap bagian langganan HRIS dapat simak berikut.
1. Basic
Sebuah startup yang hanya memiliki beberapa karyawan, kami sarankan untuk menggunakan Paket Basic. Paket ini hanya memerlukan biaya Rp 15.000 per bulan dan sudah menawarkan fitur yang cukup lengkap. Para pengguna paket basic dapat menikmati penyimpanan dan pengelolaan data karyawan secara complete. Selain itu, para HRD dapat memantau keberadaan para karyawan remote dengan fitur absensi mobile.
Contoh fitur lain yang disediakan oleh HRIS yakni integrasi mesin absensi, penjadwalan masuk shift karyawan, notifikasi kepada karyawan, pencatatan lembur maupun terlambat, penyimpanan data sistem cuti, pendataan fasilitas kepada karyawan, dan juga pemberian surat peringatan. Apabila Anda tertarik untuk mempelajari paket Basic lebih lanjut, kami rekomendasikan untuk mencoba Demo dahulu di website Mekari.
2. Business
Paket berikutnya yang menawarkan lebih banyak fitur dari paket Basic adalah Business. Siapapun yang berlangganan paket tersebut perlu membayar dana Rp 20.000 per bulan. Biaya yang terhitung cukup terjangkau untuk perusahaan berskala lebih besar dari start up.
Tambahan fitur tersebut adalah pengaksesan slip gaji secara online, pembuatan payroll fleksibel, pendataan pemberian bonus, pendataan pemberian THR, support perhitungan pajak PPH21 Net beserta Gross, pembatasan akses terhadap karyawan tertentu, dan juga mempermudah pembuatan laporan gaji dengan banyak opsi template. Paket Business yang dirilis HRIS juga menawarkan Demo untuk para pengguna baru.
3. Pro
Perusahaan tempat Anda bekerja sudah menaungi karyawan lebih dari 100 orang. Kami rekomendasikan untuk mengaplikasikan paket HRIS bernama Pro yang mana per bulan berbiaya Rp 22.000. Seluruh fasilitas yang disediakan dalam paket Business dapat dipakai oleh pelanggan paket Pri HRIS. Tentu saja terdapat tambahan fitur-fitur yang juga membantu kemudahan para HRD dalam bekerja.
Contoh dari fitur-fitur yang dimaksud yakni pendataan pinjaman karyawan, pengelolaan kasbon, mempermudah pengelolaan reimbursement, mempermudah monitoring pembayaran cicilan, dan mempermudah pembuatan laporan pinjaman. Apabila Anda masih memiliki banyak pertanyaan terkait paket Pro, kami sarankan untuk bertanya langsung ke bagian customer service maupun sales.
4. Ultimate
Paket terakhir dari HRIS bernama Ultimate yang mana dapat digunakan hanya dengan Rp 25.000 per bulan. Paket Ultimate masuk kategori best seller karena menawarkan fitur paling lengkap dengan harga yang terjangkau dibandingkan harus merekrut banyak tenaga IT guna pengembangan software HRD sendiri.
Paket Ultimate memiliki fitur tambahan berupa Key Perfomance Indicator, Performance appraisal, manager review, team review, 360 review, dan dashboard untuk memonitor banyak hal. Tentu saja estimasi biaya dapat berubah kapan saja karena tergantung pada kebijaksanaan yang dijalankan oleh Mekari.
Kemudian kami akan memberikan gambaran ketika sebuah perusahaan perlu untuk mengembangkan software atau aplikasi manajemen sendiri. Dilansir dari Andromo, estimasi pengembangan sebuah aplikasi bervariasi mulai dari $20,000 sampai lebih dari $100,000.
Terdapat banyak factor yang mempengaruhi biaya yang perlu dikeluarkan untuk membuat aplikasi, seperti type, region, design & structure, dan metode pengembangan aplikasi. Walaupun memang estimasi biaya tadi berlaku di Eropa dan Amerika Serikat.
Namun estimasi biaya yang berlaku di wilayah Asia juga tidak jauh berbeda dan hanya sedikit lebih rendah saja. Pada sebuah pengembangan aplikasi atau software juga memerlukan kontribusi dari banyak ahli di berbagai bidang. Misalkan saja melibatkan desainer grafis, analis bisnis, programmer, akuntan, dan juga manajer proyek.
Kamu bisa memilih penggunaan paket HRIS sesuai kebutuhan perusahaan. Namun keseluruhan paket yang ditawarkan HRIS tidak membutuhkan banyak dana. Hanya dengan mengeluarkan dana tersebut, HRD dapat dimudahkan dalam banyak hal manajemen karyawan.
Bagaimanapun keberhasilan HRD dalam mengelola karyawan juga akan berdampak terhadap perkembangan perusahaan. Hal ini jauh lebih baik daripada perusahaan harus mengembangkan software atau aplikasi HRD secara mandiri.
