3 Tips Praktis Membangun Knowledge Management
Yodhia Antariksa July 21st, 2008
Knowledge-based economy, demikian sebuah kosa kata yang kini makin acap terdengar. Frasa itu secara eksplit juga makin meneguhkan pentingnya makna pengetahuan bagi eksistensi sebuah organisasi – entah itu organisasi bisnis ataupun organisasi publik.
Dalam konteks itulah, kini juga makin mendesak sebuah kebutuhan bagi setiap organisasi untuk membangun apa yang disebut sebagai knowledge management atau manajemen pengetahuan. Knowledge management atau sering disingkat KM sendiri sejatinya dapat diartikan sebagai sebuah tindakan sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mendistribusikan segenap jejak pengetahuan yang relevan kepada setiap anggota organisasi tersebut, dengan tujuan meningkatkan daya saing organisasi.
Di Indonesia sendiri, konsep dan aplikasi dari knowledge management ini sudah makin berkembang dengan baik. Bahkan ada sebuah organisasi konsultan, yakni Dunamis (pemegang lisensi Stephen Covey di Indonesia) yang memberikan award tahunan bagi perusahaan di Indonesia yang dianggap terbaik dalam penerapan knowledge management. Award itu disebut MAKE (Most Admired Knowledge Enterprises), dan tiga pemenang utama untuk tahun 2008 ini adalah Excelkomindo Pratama (XL), Astra International dan Telkom Indonesia.
Lalu langkah apa saja yang mesti dilakukan untuk mengembangkan knowledge management yang tangguh? Berikut tiga tips praktis yang mungkin bisa dirajut guna menata knowledge management yang efektif.
Langkah yang pertama adalah membangun apa yang bisa disebut sebagai Portal Pengetahuan secara internal (intranet knowledge portal). Dalam portal yang bisa diakses oleh setiap anggota perusahaan inilah, disusun beragam folder dan menu pengetahuan yang relevan. Isinya bisa menyangkut artikel-artikel tentang manajemen praktis; paper mengenai dinamika industri bisnis yang digeluti; materi-materi pelatihan internal; ataupun juga berupa paper pengalaman dari karyawan perusahaan tersebut dalam mengerjakan sebuah projek tertentu.
Dulu ketika saya masih bekerja pada sebuah perusahaan konsultan asing, firma saya ini menyediakan sebuah portal pengetahuan yang sangat ekstensif. Salah satu menu favorit kami adalah “lesson learned paper” yang berisikan poin-poin penting apa – baik poin kegagalan ataupun keberhsilan — yang diperoleh ketika rekan-rekan kami mengerjakan projek konsultasi untuk para kliennya di berbagai negara di dunia. Melalui paper ini, “learning curve” kami dapat bergerak dengan cepat lantaran adanya proses saling berbagai pengetahuan dari beragam sumber di beragam tempat.
Lalu, siapa yang mestinya mengelola portal pengetahuan ini? Idealnya mesti ada satu dedicated person yang bertugas mengidentifikasi, mengkodifikasi dan menata beragam sumber pengetahuan yang relevan (sebutannya adalah “knowledge officer”). Orang ini tentu mesti dibantu oleh tim IT untuk menyiapkan infrastruktur database dan portal intranet tersebut.
Langkah praktis kedua adalah dengan mentradisikan semacam pertemuan Knowledge Sharing Session, selama sekitar 2 jam, setidaknya setiap bulan sekali. Sharing session ini bisa dilakukan secara corporate-wide, atau dilakukan per departemen/divisi. Bisa dilakukan dengan mengundang narasumber dari luar atau internal. Materinya bisa berupa pengetahuan manajemen praktis ataupun pengalaman karyawan dalam mengerjakan sebuah tugas/projek. Hasil sharing session ini kemudian juga bisa di-upload ke Portal Pengetahuan, sehingga setiap karyawan bisa mengakses materinya. Knowledge sharing session ini akan sangat bermanfaat dalam menggali dan mendistribusikan potensi pengetahuan yang ada dalam diri setiap karyawan perusahaan.
Langkah praktis ketiga adalah dengan menerbitkan semacam Online Knowledge Buletin. Buletin ini dapat diterbitkan sebulan atau dua bulan sekali, dan berisikan update pengetahuan-pengetahuan mutakhir mengenai manajemen/bisnis ataupun mengenai dinamika industri yang ditekuni oleh perusahaan tersebut (beragam artikel yang ada di blog ini juga sangat cocok menjadi materi buletin itu…..hehehehe). Buletin ini sebaiknya didistribusikan melalui multimedia email (email multimedia maksudnya email yang isinya variatif, penuh warna dan elemen visual lainnya; jadi berbeda dengan email tradisional yang garing dan biasa Anda terima itu). Melalui knowledge buletin ini, pengetahuan setiap karyawan perusahaan Anda bisa terus disegarkan dan ter-upate; jadi tidak lapuk ketinggalan zaman.
Demikianlah tiga langkah praktikal yang mungkin bisa Anda lakukan untuk mulai membangun knowledge management system di kantor/perusahaan Anda. Sebuah tindakan untuk merawat, menyemai dan memupuk benih-benih gagasan setiap insan demi tumbuhnya sebuah taman pengetahuan yang indah nan mencerahkan.
Note : Jika Anda ingin mendapatkan file powerpoint presentation mengenai management skills, strategy, marketing dan HR management, silakan datang KESINI.
- Human Capital
- Comments(23)
Dear Pak Yodhia,
dengan tiga tips tadi, apakah dengan otomatis perusahaan bisa disebut sebagai pelaku Knowledge management?? sebab seringanya infra strukturnya gak mendukung, atau malah seringnya para karyawan menghide ilmunya sendiri2 takut kalau ilmunya dipakai orang lain dia gak punya pekerjaan lagi (maksudnya dia tersisih) ini ada juga lho Pak?? adakah tipsnya untuk memulai, atau memaintain yang sudah ada??
ditunggu jawabannya ya Pak?? thanks
Dear Pak Yodhia,
Sangat bermanfaat sekali artikel ini, di tempat saya sudah dimulai adanya knowledge sharing yang bapak maksudnya, jadi secara berkala sebulan dua kali kita ajak teman-teman untuk saling berbagi tentang buku yg dia baca atau knowledge lainnya yg bisa di share.
Namun ada hal lainnya yg kelihatannya perlu dicermati (hal ini khususnya untuk internal sharing) yaitu, intepretasi dari teman-teman terhadap sesuatu yg dia baca atau dia dengar kelihatannya belum benar-benar tepat dan pas sehingga perlu adanya cross check untuk memastikan bahwa pesan yg disampaikan tepat dan akurat.
Saya tunggu advicenya Pak
Salam dan terima kasih
@ Mashela dan Toto, sebaiknya memang ada satu person khusus yang bertanggungjawab mengambil inisiatif, memelihara dan memberikan arahan tentang contents knowledge yang mesti didistribusikan. Ia juga yang mendorong setiap orang untuk mau berbagi pengetahuan…ya pelan-pelan setiap orang mesti juga di-enforce untuk bisa menumbuhkan kultur sharing. Ia juga yang akan memberikan semacam guideline mengenai interpretasi dan analisa pengembangan pengetahuan yang hendak dishare.
Pak Yodhia yth,
Tips yang bagus untuk kemajuan dan pengembangan pengetahuan karyawan di Perusahaan…..
Insya Allah cepat atau lambat akan kami coba Tips yang pertama dulu.
Oh ya Pak kalau tulisan-tulisan Bapak di Blog ini kami sebar luaskan ke milling list para Manajer di Perusahaan kami apa diperkenankan?
Trimakasih.
Di bisnis saya, hal ini belum berjalan dengan baik, krn kebanyakan karyawan saya bukanlah knowledge based worker. Tapi insya Allah, akan saya arahkan ke sana.
Tapi di organisasi yang saya dirikan, TDA, saya rasa ini sudah berjalan dengan baik. Jejak knowledge setiap member begitu banyak tersebar di blog, milis dan pertemuan2 offline.
Terima kasih untuk pencerahannya. Bermanfaat sekali….
@ Budi, silakan saja di-share, namun silakan cantumkan sumbernya, yakni http://strategimanajemen.net
tiga langkah yg oke punya. Bagaimana supaya individu2 dari perusahaan mau share knowledgenya? kadang ada beberapa (bahkan cenderung mayoritas) individu yang tidak mau membagi knowledgenya. takut disaingi
KM sangat baik dalam peningkatan kemampuan. Masalahnya kalau organisasinya belum mapan maka pimpinan organisasi tersebut belum sepenuhnya mendukung karena masih banyak hal-hal yang dikejar dan lebih diprioritaskan. Tq
Binus dan ITB adalah 2 kampus yang masuk MAKE 2007 dan 2008, barengan sama company2 lain di ajang ini. Menurut Pak Yodhia, fenomena apa ini?
Mereka adalah institusi pendidikan tinggi, sebenarnya mereka justru harus lebih bagus dibanding para finalis MAKE…mereka mesti jadi pioner.
Namun kalau melihat website mereka, masih agak dibawah harapan. Isi berupa paper-paper pengetahuan bermutu atau ebook belum ada. Masih jauh dibawah kampus negeri jiran seperti Spore atau Malaysia, apalagi dibanding Amerika. Saya bermimpin suatu saat ada universitas di Indonesia bisa bikin portal pengetahuan legendaris seperti Knowledge@Wharton itu (http://knowledge.wharton.upenn.edu/)
Yang mengejutkan, setahu saya belum ada dosen Binus Business School atau Prasetya Mulya atau lainnya yang punya blog ! Ini fenomena aneh menurut saya.
mas yodhia, tips anda untuk share pengetahuan di lingkungan internal perusahaan memang juga merupakan keinginan dan perhatian saya. saya saat ini sudah membangun potal sdm namun sementara ini masih berisi informasi-informasi dan pengumuman SDM dan belum nemu personal yang cocok dan dedicated untuk mengisi pengetahuan praktis untuk bisa dishare oleh semua karyawan. tapi Insya Allah saya akan memulai dari hal-hal kecil yang bisa saya tulis dan jika diijinkan mas Yodhia saya akan ngutip tulisan mas Yodhia yang ada kaitannya dengan perusaaan kami.
Trims
Mmmm.. dosen Binus Business School yang punya blog setau saya baru amaliamaulana.com
Kalo PrasMul atau lainnya saya juga kurang tau.
Dear Pak Yodhia,
sangat bermanfaat artikel ini dan sangat menambah pengetahuan saya sebagai pengelola bidang pelatihan di perusahaan. Diperusahaan mulai dibudayakan knowledge sharring namun sebenarnya temen temen hanyalah sekedar mengikuti yang pada akhirnya manfaatnya jadi bias …… sebenarnya yang paling penting adalah manfaat dan tindak lanjut knowledge sharring itu sendiri yang bisa membatu meningkatkan kinerja personal dan pada akhirnya bisa membantu pencapaian target target perusahaan. tapi yang jelas 3 tips diatas sangat bermanfaat bagi saya
Salam dan terima kasih
http://www.tanyasaja.com adalah langkah awal membangun public knowledge management, bakalan ada hal-hal lain yang mendukung ke arah situ
Dear P. Yodhia,
Saya sudah lama berlangganan email Bapak, namun baru kali ini saya coba ikut nimbrung. Saya senang sekali dengan website bapak, walaupun saya awam di bidang Human Resources, tapi ini adalah artikel yang sangat bagus…thanks.
Assalamualikum wr.wb.
selamat pagi..pak atau mas (hehehehe) yodhia antariksa..setelah membaca posting-an mengenai KM,saya sekarang semakin mengerti dan tahu lebih banyak mengapa di organisasi kami (almuslimSBY) dibentuk struktur organisasi yang didalamnya terdapat divisi Knowledge Management..Tapi sayangnya, orang yang didapuk untuk menjabat posisi kepala divisi KM sudah mengundurkan diri dari Al Muslim..apakah ada orang yang ingin menggantikan (mungkin)? Organisasi kami juga membutuhkan beberapa SDM untuk mendukung divisi KM juga seperti tips pertama yang bpk yodhia sampaikan yaitu portal pengetahuan. organisasi kami membutukan SDM di bidang itu…terima kasih atas tips-tips mengenai KM-nya..
Wassalam
wa’alaikumussalam.
untuk pak firman, mungkin ada yang saya bisa bantu? sebelumnya saya boleh tau organisasi almuslimsby bergerak di bidang apa?
saya salah satu karyawan swasta yang sedang membangun knowledge management di perusahaan group astra tempat saya bekerja. mungkin kita bisa sharing pengetahuan.
Dear pak Yodhia,
Lama tidak bertemu.
Hanya sedikit menambahkan dari segi tataran praktis, knowledge jangan hanya sebagai wacana yang hanya untuk dipelajari dan disharingkan saja. Lebih jauh dari itu knowledge harus menjadi sesuatu yang aplikatif dapat meningkatkan organization & individual performance serta personal life value. Jadi kata kunci selanjutnya adalah PERUBAHAN dan IMPLEMENTATIF.
Salam
Pak Yodhia.
Terima kasih atas artikel yang Anda tulis.
Dan kebetulan saya ada tugas untuk membentuk suatu KM dan berusaha untuk membuat yang namanya learning organization.
jadi artikel ini sangat berguna untuk saya.
salah satu artikel yang saya baca untuk suksesnya KM adalah BERBAGI, bagaimana menurut Anda?
Terima kasih.
Salam,
Robby
@ Robby, ya benar, KM tidak akan berjalan kalau tidak ada spirit SHARING. Sharing ideas, knowledge and skills.
[…] Sumber Gambar diambil dari situ […]
Dik Yodhia dan rekan-rekan,
Dalam konteks Knowledge Management, a/n PT MOBEE saya mohon anda dan rekan-rekan mempelajari pedoman memahami “Mobee Knowledge COP” serta misinya lewat posting “GUIDE TO UNDERSTANDING “MOBEE KNOWLEDGE COP” SITE COMPREHENSIVELY” (http://mobeeknowledge.ning.com/forum/topic/show?id=2090583%3ATopic%3A1423 ) pada situs Social Network kami : “MOBEE KNOWLEDGE COP” ( http://mobeeknowledge.ning.com )
Social Networking Site (SNS) ini kami kembangkan sebagai platform bagi komunitas dalam bentuk Community of Practice (COP) untuk menghayati bagaimana KM dijalankan lewat cara “sharing knowledge” dengan mengacu pada explicit knowledge yang telah dihasilkan oleh PT MOBEE
Terima kasih atas perhatiannya.
Md Santo
Knowledge & Learning Manager PT MOBEE
Salam kenal pak yodhia,
Mungkin saya orang yang kurang memahami masalah managemen, tapi membaca tulisan bapak saya tertarik untuk belajar managemen. Terima kasih atas infonya pak.