3 Tips Praktis Membangun Knowledge Management

Knowledge-based economy, demikian sebuah kosa kata yang kini makin acap terdengar. Frasa itu secara eksplit juga makin meneguhkan pentingnya makna pengetahuan bagi eksistensi sebuah organisasi – entah itu organisasi bisnis ataupun organisasi publik.

Dalam konteks itulah, kini juga makin mendesak sebuah kebutuhan bagi setiap organisasi untuk membangun apa yang disebut sebagai knowledge management atau manajemen pengetahuan. Knowledge management atau sering disingkat KM sendiri sejatinya dapat diartikan sebagai sebuah tindakan sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mendistribusikan segenap jejak pengetahuan yang relevan kepada setiap anggota organisasi tersebut, dengan tujuan meningkatkan daya saing organisasi.

Di Indonesia sendiri, konsep dan aplikasi dari knowledge management ini sudah makin berkembang dengan baik. Bahkan ada sebuah organisasi konsultan, yakni Dunamis (pemegang lisensi Stephen Covey di Indonesia) yang memberikan award tahunan bagi perusahaan di Indonesia yang dianggap terbaik dalam penerapan knowledge management. Award itu disebut MAKE (Most Admired Knowledge Enterprises), dan tiga pemenang utama untuk tahun 2008 ini adalah Excelkomindo Pratama (XL), Astra International dan Telkom Indonesia.

Lalu langkah apa saja yang mesti dilakukan untuk mengembangkan knowledge management yang tangguh? Berikut tiga tips praktis yang mungkin bisa dirajut guna menata knowledge management yang efektif.

Langkah yang pertama adalah membangun apa yang bisa disebut sebagai Portal Pengetahuan secara internal (intranet knowledge portal). Dalam portal yang bisa diakses oleh setiap anggota perusahaan inilah, disusun beragam folder dan menu pengetahuan yang relevan. Isinya bisa menyangkut artikel-artikel tentang manajemen praktis; paper mengenai dinamika industri bisnis yang digeluti; materi-materi pelatihan internal; ataupun juga berupa paper pengalaman dari karyawan perusahaan tersebut dalam mengerjakan sebuah projek tertentu.

Dulu ketika saya masih bekerja pada sebuah perusahaan konsultan asing, firma saya ini menyediakan sebuah portal pengetahuan yang sangat ekstensif. Salah satu menu favorit kami adalah “lesson learned paper” yang berisikan poin-poin penting apa – baik poin kegagalan ataupun keberhsilan — yang diperoleh ketika rekan-rekan kami mengerjakan projek konsultasi untuk para kliennya di berbagai negara di dunia. Melalui paper ini, “learning curve” kami dapat bergerak dengan cepat lantaran adanya proses saling berbagai pengetahuan dari beragam sumber di beragam tempat.

Lalu, siapa yang mestinya mengelola portal pengetahuan ini? Idealnya mesti ada satu dedicated person yang bertugas mengidentifikasi, mengkodifikasi dan menata beragam sumber pengetahuan yang relevan (sebutannya adalah “knowledge officer”). Orang ini tentu mesti dibantu oleh tim IT untuk menyiapkan infrastruktur database dan portal intranet tersebut.

Langkah praktis kedua adalah dengan mentradisikan semacam pertemuan Knowledge Sharing Session, selama sekitar 2 jam, setidaknya setiap bulan sekali. Sharing session ini bisa dilakukan secara corporate-wide, atau dilakukan per departemen/divisi. Bisa dilakukan dengan mengundang narasumber dari luar atau internal. Materinya bisa berupa pengetahuan manajemen praktis ataupun pengalaman karyawan dalam mengerjakan sebuah tugas/projek. Hasil sharing session ini kemudian juga bisa di-upload ke Portal Pengetahuan, sehingga setiap karyawan bisa mengakses materinya. Knowledge sharing session ini akan sangat bermanfaat dalam menggali dan mendistribusikan potensi pengetahuan yang ada dalam diri setiap karyawan perusahaan.

Langkah praktis ketiga adalah dengan menerbitkan semacam Online Knowledge Buletin. Buletin ini dapat diterbitkan sebulan atau dua bulan sekali, dan berisikan update pengetahuan-pengetahuan mutakhir mengenai manajemen/bisnis ataupun mengenai dinamika industri yang ditekuni oleh perusahaan tersebut (beragam artikel yang ada di blog ini juga sangat cocok menjadi materi buletin itu…..hehehehe). Buletin ini sebaiknya didistribusikan melalui multimedia email (email multimedia maksudnya email yang isinya variatif, penuh warna dan elemen visual lainnya; jadi berbeda dengan email tradisional yang garing dan biasa Anda terima itu). Melalui knowledge buletin ini, pengetahuan setiap karyawan perusahaan Anda bisa terus disegarkan dan ter-upate; jadi tidak lapuk ketinggalan zaman.

Demikianlah tiga langkah praktikal yang mungkin bisa Anda lakukan untuk mulai membangun knowledge management system di kantor/perusahaan Anda. Sebuah tindakan untuk merawat, menyemai dan memupuk benih-benih gagasan setiap insan demi tumbuhnya sebuah taman pengetahuan yang indah nan mencerahkan.

Note : Jika Anda ingin mendapatkan file powerpoint presentation mengenai management skills, strategy, marketing dan HR management, silakan datang KESINI.

Anda pilih Misqien atau Kaya? Dapatkan Ebook yang Sangat Mencekam tentang Jurus Meraih Kekayaaan dan Financial Freedom. Gratis. Download DI SINI sekarang juga. Atau klik gambar di bawah.
34 comments on “3 Tips Praktis Membangun Knowledge Management
  1. Dear Pak Yodhia,

    dengan tiga tips tadi, apakah dengan otomatis perusahaan bisa disebut sebagai pelaku Knowledge management?? sebab seringanya infra strukturnya gak mendukung, atau malah seringnya para karyawan menghide ilmunya sendiri2 takut kalau ilmunya dipakai orang lain dia gak punya pekerjaan lagi (maksudnya dia tersisih) ini ada juga lho Pak?? adakah tipsnya untuk memulai, atau memaintain yang sudah ada??

    ditunggu jawabannya ya Pak?? thanks

  2. Dear Pak Yodhia,

    Sangat bermanfaat sekali artikel ini, di tempat saya sudah dimulai adanya knowledge sharing yang bapak maksudnya, jadi secara berkala sebulan dua kali kita ajak teman-teman untuk saling berbagi tentang buku yg dia baca atau knowledge lainnya yg bisa di share.
    Namun ada hal lainnya yg kelihatannya perlu dicermati (hal ini khususnya untuk internal sharing) yaitu, intepretasi dari teman-teman terhadap sesuatu yg dia baca atau dia dengar kelihatannya belum benar-benar tepat dan pas sehingga perlu adanya cross check untuk memastikan bahwa pesan yg disampaikan tepat dan akurat.
    Saya tunggu advicenya Pak

    Salam dan terima kasih

  3. @ Mashela dan Toto, sebaiknya memang ada satu person khusus yang bertanggungjawab mengambil inisiatif, memelihara dan memberikan arahan tentang contents knowledge yang mesti didistribusikan. Ia juga yang mendorong setiap orang untuk mau berbagi pengetahuan…ya pelan-pelan setiap orang mesti juga di-enforce untuk bisa menumbuhkan kultur sharing. Ia juga yang akan memberikan semacam guideline mengenai interpretasi dan analisa pengembangan pengetahuan yang hendak dishare.

  4. Pak Yodhia yth,

    Tips yang bagus untuk kemajuan dan pengembangan pengetahuan karyawan di Perusahaan…..
    Insya Allah cepat atau lambat akan kami coba Tips yang pertama dulu.
    Oh ya Pak kalau tulisan-tulisan Bapak di Blog ini kami sebar luaskan ke milling list para Manajer di Perusahaan kami apa diperkenankan?
    Trimakasih.

  5. Di bisnis saya, hal ini belum berjalan dengan baik, krn kebanyakan karyawan saya bukanlah knowledge based worker. Tapi insya Allah, akan saya arahkan ke sana.

    Tapi di organisasi yang saya dirikan, TDA, saya rasa ini sudah berjalan dengan baik. Jejak knowledge setiap member begitu banyak tersebar di blog, milis dan pertemuan2 offline.

    Terima kasih untuk pencerahannya. Bermanfaat sekali….

  6. tiga langkah yg oke punya. Bagaimana supaya individu2 dari perusahaan mau share knowledgenya? kadang ada beberapa (bahkan cenderung mayoritas) individu yang tidak mau membagi knowledgenya. takut disaingi

  7. KM sangat baik dalam peningkatan kemampuan. Masalahnya kalau organisasinya belum mapan maka pimpinan organisasi tersebut belum sepenuhnya mendukung karena masih banyak hal-hal yang dikejar dan lebih diprioritaskan. Tq

  8. Binus dan ITB adalah 2 kampus yang masuk MAKE 2007 dan 2008, barengan sama company2 lain di ajang ini. Menurut Pak Yodhia, fenomena apa ini?

  9. Mereka adalah institusi pendidikan tinggi, sebenarnya mereka justru harus lebih bagus dibanding para finalis MAKE…mereka mesti jadi pioner.

    Namun kalau melihat website mereka, masih agak dibawah harapan. Isi berupa paper-paper pengetahuan bermutu atau ebook belum ada. Masih jauh dibawah kampus negeri jiran seperti Spore atau Malaysia, apalagi dibanding Amerika. Saya bermimpin suatu saat ada universitas di Indonesia bisa bikin portal pengetahuan legendaris seperti Knowledge@Wharton itu (http://knowledge.wharton.upenn.edu/)

    Yang mengejutkan, setahu saya belum ada dosen Binus Business School atau Prasetya Mulya atau lainnya yang punya blog ! Ini fenomena aneh menurut saya.

  10. mas yodhia, tips anda untuk share pengetahuan di lingkungan internal perusahaan memang juga merupakan keinginan dan perhatian saya. saya saat ini sudah membangun potal sdm namun sementara ini masih berisi informasi-informasi dan pengumuman SDM dan belum nemu personal yang cocok dan dedicated untuk mengisi pengetahuan praktis untuk bisa dishare oleh semua karyawan. tapi Insya Allah saya akan memulai dari hal-hal kecil yang bisa saya tulis dan jika diijinkan mas Yodhia saya akan ngutip tulisan mas Yodhia yang ada kaitannya dengan perusaaan kami.
    Trims

  11. Mmmm.. dosen Binus Business School yang punya blog setau saya baru amaliamaulana.com
    Kalo PrasMul atau lainnya saya juga kurang tau.

  12. Dear Pak Yodhia,

    sangat bermanfaat artikel ini dan sangat menambah pengetahuan saya sebagai pengelola bidang pelatihan di perusahaan. Diperusahaan mulai dibudayakan knowledge sharring namun sebenarnya temen temen hanyalah sekedar mengikuti yang pada akhirnya manfaatnya jadi bias …… sebenarnya yang paling penting adalah manfaat dan tindak lanjut knowledge sharring itu sendiri yang bisa membatu meningkatkan kinerja personal dan pada akhirnya bisa membantu pencapaian target target perusahaan. tapi yang jelas 3 tips diatas sangat bermanfaat bagi saya

    Salam dan terima kasih

  13. Dear P. Yodhia,
    Saya sudah lama berlangganan email Bapak, namun baru kali ini saya coba ikut nimbrung. Saya senang sekali dengan website bapak, walaupun saya awam di bidang Human Resources, tapi ini adalah artikel yang sangat bagus…thanks.

  14. Assalamualikum wr.wb.
    selamat pagi..pak atau mas (hehehehe) yodhia antariksa..setelah membaca posting-an mengenai KM,saya sekarang semakin mengerti dan tahu lebih banyak mengapa di organisasi kami (almuslimSBY) dibentuk struktur organisasi yang didalamnya terdapat divisi Knowledge Management..Tapi sayangnya, orang yang didapuk untuk menjabat posisi kepala divisi KM sudah mengundurkan diri dari Al Muslim..apakah ada orang yang ingin menggantikan (mungkin)? Organisasi kami juga membutuhkan beberapa SDM untuk mendukung divisi KM juga seperti tips pertama yang bpk yodhia sampaikan yaitu portal pengetahuan. organisasi kami membutukan SDM di bidang itu…terima kasih atas tips-tips mengenai KM-nya..
    Wassalam

  15. wa’alaikumussalam.

    untuk pak firman, mungkin ada yang saya bisa bantu? sebelumnya saya boleh tau organisasi almuslimsby bergerak di bidang apa?

    saya salah satu karyawan swasta yang sedang membangun knowledge management di perusahaan group astra tempat saya bekerja. mungkin kita bisa sharing pengetahuan.

  16. Dear pak Yodhia,

    Lama tidak bertemu.

    Hanya sedikit menambahkan dari segi tataran praktis, knowledge jangan hanya sebagai wacana yang hanya untuk dipelajari dan disharingkan saja. Lebih jauh dari itu knowledge harus menjadi sesuatu yang aplikatif dapat meningkatkan organization & individual performance serta personal life value. Jadi kata kunci selanjutnya adalah PERUBAHAN dan IMPLEMENTATIF.

    Salam

  17. Pak Yodhia.

    Terima kasih atas artikel yang Anda tulis.
    Dan kebetulan saya ada tugas untuk membentuk suatu KM dan berusaha untuk membuat yang namanya learning organization.
    jadi artikel ini sangat berguna untuk saya.
    salah satu artikel yang saya baca untuk suksesnya KM adalah BERBAGI, bagaimana menurut Anda?

    Terima kasih.

    Salam,
    Robby

  18. Pingback: Kiat-Kiat Memasuki Dunia Kerja « Career Center Teknik Mesin UNHAS Makassar

  19. Dik Yodhia dan rekan-rekan,

    Dalam konteks Knowledge Management, a/n PT MOBEE saya mohon anda dan rekan-rekan mempelajari pedoman memahami “Mobee Knowledge COP” serta misinya lewat posting “GUIDE TO UNDERSTANDING “MOBEE KNOWLEDGE COP” SITE COMPREHENSIVELY” (http://mobeeknowledge.ning.com/forum/topic/show?id=2090583%3ATopic%3A1423 ) pada situs Social Network kami : “MOBEE KNOWLEDGE COP” ( http://mobeeknowledge.ning.com )

    Social Networking Site (SNS) ini kami kembangkan sebagai platform bagi komunitas dalam bentuk Community of Practice (COP) untuk menghayati bagaimana KM dijalankan lewat cara “sharing knowledge” dengan mengacu pada explicit knowledge yang telah dihasilkan oleh PT MOBEE

    Terima kasih atas perhatiannya.

    Md Santo
    Knowledge & Learning Manager PT MOBEE

  20. Salam kenal pak yodhia,
    Mungkin saya orang yang kurang memahami masalah managemen, tapi membaca tulisan bapak saya tertarik untuk belajar managemen. Terima kasih atas infonya pak.

  21. Berikut ini adalah tip umum sehubungan dengan praktek Knowledge Management (KM) dalam institusi pendidikan (dalam hal ini pendidikan tinggi atau higher education).

    Untuk itu harap para rekan akses (copy-paste-click) ke link “PLANNING A UNIVERSITY SUPERVISED TECHNOLOGY-BASED BUSINESS INCUBATOR (TBI) IN KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM) ENVIRONMENT” (http://mobeeknowledge.ning.com/forum/topics/planning-a-university ), terutama pada Attachment 2 (“Mobee Technology- driven Campus 2.pdf”) dan Attachment 3 (“KM PRACTICE (BIZ ARCHITECTURE) IN HIGHER EDUC.pdf”)

    Terima kasih atas perhatiannya

  22. Pingback: Learning Organization - Organisasi Pembelajar | blog strategi + manajemen

  23. Pingback: WanToKnow » 3 Tips Praktis Membangun Knowledge Management

  24. Menurut saya, yang terpenting adalah pengorganisasian konten portal : bagaimana caranya agar seluruh informasi memberikan gambaran sehingga bermanfaat untuk pengambilan keputusan; seperti sudah dijelaskan di dalam portal dituliskan pengalaman-pengalaman dalam mengerjakan projek-projek, kemudian pengalaman-pengalaman ini diolah sedemikian rupa tentunya menjadi angka-angka yang menunjukkan trend keberhasilan/kegagalan pengelolaan projek sehingga memberikan gambaran bagi seluruh pihak yang berkepentingan untuk dapat mengambil keputusan untuk memperbaiki kinerjanya. Jadi bukan sekedar informasi yang tidak diolah.

  25. Pingback: Think! » Blog Archive » Jurus Jitu Membangun Learning Organization

  26. Yth. Pak Yodhia,

    Artikelnya sangat bermanfaat buat saya. Pak, please advise bagaimana cara membentuk suatu komunitas utk knowledge sharing bagi account officer mengingat ilmu account officer itu lebihbanyak berupa Tacit Knowledge?
    Mohon petunjuk Bapak.
    Tks

  27. Mas Yodhia,

    izin sharing untuk pertanyaan ibu Fera,

    Untuk membentuk suatu komunitas, biasanya dibentuk oleh orang2 yg mempunyai passion yg sama untuk sharing knowledgenya dan harus teratur dlm pertemuan2 dan sifatnya informal saja. Misalnya 2 minggu sekali atau 1 bulan sekali.

    Dan harus terdokumentasi dgn baik, setelah terdokumentasi dgn baik, dibuat semacam news letter yg menarik agar yg anggota dan bukan anggota mau membaca.

    Setelah itu upload ke website perusahaan.

    Mungkin itu sharing singkat saya selama menjalani KM. Thanks…

  28. Hemm,, nice topic to be discussed 🙂

    IMO, ketika pertama kali menerapkan KM, membuat tools, menciptakan tradisi/culture dan media knowledge sharing sebenarnya bukan hal yang harus dijadikan prioritas. Tips-tips yang Pak Yodhia berikan memang dapat digunakan, tetapi resikonya ialah kurangnya dukungan dan keikutsertaan seluruh organisasi. Ketika kita berbicara KM maka yang paling penting ialah memberikan nilai tambah (value) dari apa yang sudah bisnis saat ini miliki. Hal tersebut dapat dengan maksimal terlaksana jika syarat utama dari KM terpenuhi, yaitu selaras dengan strategi bisnis perusahaan. Ketika KM sejalan dengan strategi maka penambahan nilai akan terlihat dan dukungan top level management juga didapatkan. barulah kita mulai menerapkan KM secara luas.

    Disinilah kita mulai mencari dan mengidentifikasi aktivitas dan culture perusahaan yang bisa kita gunakan untuk mendukung KM. KM yang terfokus pada portal, knowledge sharing dsb tanpa memperhatikan keterlibatan manusia (people) dalam penerapannya menurut saya sangat beresiko. jika kita terlalu fokus pada membuat tools dan budaya maka yang terjadi KM akan mati dan dianggap “nice to have”.

    No offense 🙂

    Onward,

    Iqbal Fajar
    Personal KM Blog : ngobrolkm.blogspot.com

Comments are closed.

Pilih Kaya atau Misqien?

Dapatkan Buku yg Sangat Mencekam tentang Jurus Meraih Financial Freedom yg Barokah. GRATIS!