Time Management : How to Become a More Productive Person

Setiap hari, roda waktu terus bergerak selama 24 jam, tidak lebih tidak kurang. Bagi sebagian orang, waktu sepanjang itu acap dirasa tidak cukup. Itulah kenapa kerapkali kita melihat lampu-lampu di berbagai gedung perkantoran masih terus terang menyala meski jam sudah menunjukkan pukul 10 malam.

Kita juga sering merasa betapa waktu terasa begitu cepat berlalu. Time flies. Rasanya baru kemarin kita merayakan tahun baru, lho kok sekarang tau-tau sudah bulan November. Sementara tugas di kantor masih saja terus menumpuk, dan rasanya tak kunjung usai.

Dalam konteks itulah barangkali tepat jika kita mencoba berbincang tentang ketrampilan time management. Tak pelak kecakapan kita dalam mengolah waktu bisa sangat menentukan apakah kita akan menjadi a productive person atau tidak. Sebab di zaman sekarang, waktu bukan lagi berarti uang (time is money, begitu dulu orang berucap). Sekarang, time is more valuable than money.

Dalam perbincangan tentang time management, ada satu hal yang amat penting untuk diingat, yakni : tentang how to prioritize our tasks productively. Tak pelak penggunaan dan alokasi waktu menjadi lebih mudah dikelola kalau saja kita tahu tentang prioritas tugas kita dengan pas. Disini kita lalu dikenalkan dengan prinsip prioritas empat kuadran.

Kuadran prioritas yang pertama adalah : important and urgent. Inilah deretan tugas yang kita anggap memang PENTING dan sekaligus URGEN. Contohnya : proses penyusunan program kerja tahun 2011 beserta dengan budget-nya. Sekarang sudah bulan November, ini artinya tugas itu harus segera selesai (urgen). Dan kita sadar tugas perumusan program planning itu bersifat penting (important) lantaran akan menentukan apakah strategi serta target kinerja kita bisa tercapai atau tidak.

Kuadran prioritas yang kedua adalah : important but not urgent. Ada banyak tugas dan pekerjaan yang kita anggap penting bagi organisasi, namun tidak bersifat mendesak. Misalnya saja tugas tentang pemetaan kompetensi karyawan; atau tugas melakukan riset pengembangan produk baru; atau mungkin tugas dan proses pengembangan SDM secara berkelanjutan. Semua tugas ini amat penting; namun dapat dikerjakan secara bertahap – artinya tidak harus segera selesai di bulan ini, atau bahkan minggu ini (urgent).

Kuadran yang ketiga adalah ini : urgent but not important. Tugas-tugas yang sebenarnya tidak begitu penting, namun entah kenapa, selalu bersifat urgen. Contohnya banyak : misal tiba-tiba atasan kita minta arsip laporan lama SEKARANG juga. Atau besok lusa akan ada tamu penting; dan kita harus SEGERA menyusun presentasi penyambutan. Atau direksi mendadak mengundang rapat SORE ini karena suatu hal yang sebenarnya tidak banyak berkaitan dengan bidang kita.

Nah sialnya banyak dari kita yang tergelincir pada jebakan kuadran ketiga ini. Dalam keseharian kita di kantor ada begitu banyak “not important tasks” yang menginterupsi kita; lantaran semuanya dianggap urgen. Kita lalu terjebak dalam ketergesa-gesaan yang tak pernah usai; terkesan sangat sibuk; bahkan kalau perlu lembur (kan semuanya urgen); namun jangan-jangan semua pekerjaan itu tak banyak memberikan value bagi kemajuan organisasi kita.

Saya melihat banyak organisasi yang terjebak “sindrom urgensi” ini. Sibuk jungkir balik untuk mengerjakan sesuai yang mungkin tidak bersifat fundamental. Waktu kita akan menjadi jauh lebih produktif, kalau saja kita bisa memangkas “tugas-tugas tidak penting yang maunya dianggap urgen ini”.

Kuadran prioritas keempat adalah : not important and not urgent. Nah kalau yang ini contohnya lebih banyak. Misalkan saja : ditengah waktu kantor kita justru sibuk chatting via YM dan BBM; atau sibuk nge-tweet; atau sibuk memberi comment pada status teman kita di wall FB; atau sekedar ngobrol di koridor kantor sambil ngegosip. Semuanya asyik, namun semuanya tidak penting dan tidak urgen. Namun karena asyik, kita kadang keenakan melakukan semua sehingga diam-diam banyak waktu produktif kita yang terampas.

Dari paparan empat kuadran prioritas diatas; kita bisa belajar tentang satu hal penting. Renungkan dan pikirkan tugas-tugas apa yang bersifat fundamental dan memberikan value paling banyak bagi kesuksesan kita. Berfokus-lah pada tugas-tugas yang merupakan key factors dalam menentukan pencapaian sasaran kinerja kita; dan kemudian pangkas tugas-tugas yang bersifat sekunder.

Have a great week, my friends. Focus on your fundamental tasks. And be a more productive person !!

Note : If you think this article is inspiring, please share it via Facebook by clicking this button.

37 comments on “Time Management : How to Become a More Productive Person
  1. Selamat pagi indonesia….

    Menentukan tugas mana yang jadi prioritas memang membutuhkan kejelian agar betul-betul prioritas iti memberi nilai kemajuan sesuai dengan yang di harapkan…..

  2. anyway we cant’ manage time, we can’t stop or pause the time…hehe. We only able to manage ourselves to fit the time that flow. that’s my thought :D, no offense anyway

  3. Wah.. postingannya bagus banget pak…

    Mungkin kita harus benar2 menentukan apakah akan bekerja keras atau bekerja lama…
    Kalo harus capek, paling ga capek untuk sesuatu yang benar-benar penting..

  4. Penting dan mendesak. Penting tapi tidak mendesak. Mendesak tapi tidak penting. Tidak mendesak dan tidak penting. Pemetaan tugas yg cukup baik.Suatu cara agar kita lebih produktif. Baik secara kualitas maupun kuantitas.

    Dari paling penting s/d. paling tidak penting. Dari paling mendesak s/d. tidak mendesak. Suatu ukuran yg logis dan sistematis. goods pak yodya.

    oh ya bpk yodya kalau boleh minta tolong share nya untuk hal – hal apa saja contoh tugas2 yg dianggap penting saja dan diyakini bisa membawa ke arah yg lebih produktif dan bernilai tinggi dalam mengelola karyawan secara umum. sekali lagi thanks berat.

  5. terimakasih pak yodhia,
    tapi saya ada masalah dengan yang nomor 3, saya setuju bahwa itu tidak terlalu penting, begitu juga dengan hal2 semacam itu. tapi justru saya banyak ditentang dengan kelakuan saya ini.
    saya bekerja secara freelance, jadi tidak ada batas2 waktu karena tidak terlalu berhubungan dengan orang lain. saya mengalami kesulitan karena ga ada tuntutan dan ukuran seberapa penting dan urgent. jika berkenan, mohon bantu solusinya dan tips yang lain ya pak. thanks

  6. @Muha: Jika memang ga penting ya ga usah dilakuin…
    Saya akrab dengan semua teman, saya menyapa mereka semua
    Tapi untuk nongkrong ga jelas sambil ngobrol yang ga jelas sama temen, itu masalah lain
    Saya sering dikritik “Kamu koq langsung pergi kalo habis kuliah?”
    Ya… saya ga harus bilang alasannya, saya tersenyum dan pergi…

    Sebenernya saya kagum sama blog batik Mas Muha…
    Mas melakukan yang terbaik dalam pasar mas
    Sekarang mana yang penting?
    Yang penting adalah sesuatu yang benar-benar menjadi minat, yang membuat Anda bersemangat, antusias

    Misal:
    Seorang pebisnis internet ga harus tau tenatng bahasa pemrograman web
    Tapi wajib tau tentang bagaimana web yang menjual itu bekerja
    Apa yang penting baginya adalah mempelajari bagaimana web yang efektif itu
    Jika memang dia menyukai menjadi web master, ga ada salahnya belajar
    Tapi kalo ga juga ga papa

    Menjadi seorang perencana hebat dan meriset setiap efektivitas rencana itu adalah keahlian yang penting

    Dan satu hal yang pasti:
    Penting untuk melakukan hal-hal yang disukai, hal-hal yang hebat

    Saya berharap mas mau mengunjungi blog saya
    Saya memposting hal-hal harian yang saya lakukan, hal-hal yang tidak biasa
    Mungkin akan sedikit membantu memberi inspirasi untuk “melompat”…
    Dan gagasan tentang apa yang penting

    Saya suka blog mas Muha

    blog saya: https://www.mubarok21.blogspot.com

  7. Oke (6) : yang penting dalam proses pengelolaan SDM, ya antara lain : kegiatan coaching dan pemberian umpan balik bagi peningkatan kinerja karyawan; atau sesi review pencapaian kinerja bagian; atau sesi pemetaan program pelatihan yang tepat sasaran.

    Beragam contoh kegiatan diatas merupakan important tasks…yang mestinya mendapatkan alokasi waktu yang banyak.

    Muha (7) : meski freelance, kan job ordernya biasanya diberi tenggat waktu sama klien (pemberi job)…juga tentang spek mutunya. Kalau tidak ada, ya anda senditi yang define deadline dan kriteria mutu yang diharapkan. Jadi harus ada self-discipline.

  8. mas Ahmad: thanks buat bantuannya, saya jadi lebih yakin bahwa yang saya lakukan tidak salah. saya memang kebanyakan melakukan sesuai minat.
    blog batik itu memang diluar dugaan saya sebenernya:-) tapi saya kesulitan membagi waktu untuk update (kebanyakan blog) hehe.. sudah saya kunjungi blognya, salut ama yg “XL”

    pak yodhia: self discipline memang yang dibutuhkan, tapi sulit sekali pak.
    selama ini saya masih menggunakan dream sebagai pemicu semangat disiplin.

  9. sebenarnya waktu yang untuk hal not important and not urgent / tak produktif juga bisa mendukung hal2 utama, sehingga ga jenuh , kadang2 terlalu urgent juga malahan kecebur ke ruang hampa

  10. @ Muha: sepakat sekali bahwa dream punya kemampuan daya dorong yang bagus…punya dream itu sudah bangus sekali. Step berikutnya adalah menerjemahkan bahasa dream menjadi langkah-langkah realisasi. Di sinilah kita amalkan posting pak yodhia minggu ini. Dari langkah-langkah itu, bagian mana pada prioritas berapa dan seterusnya. Selamat menempuh road to success…

    @ Pak Yodhia: self discipline, betul itu pak. Saya telah melakukannya dan hasilnya memang luar biasa. Saya pasang target, saya berusaha mencapainya, dan hasilnya justru memantik saya untuk merumuskan target, step-step atau strategi berikutnya. Yang menggagalkan self discipline saya biasanya justru berasal dari kemalasan saya sendiri. Two thumbs up buat pak Yodhia.

  11. thanks to Fadhila,
    bisa memotivasi saya untuk lebih semangat dalam action.
    target saya banyak terhambat juga karena kemalasan, dan ketika target itu tercapai, betapa puas rasanya.

    Dream – Target – Action – Do’a = Sukses begitu kali ya pak Yodhia 😀

  12. Mas Yodhia. Matur nuwun tambahan wawasannya. Saya sepakat dengan pendapat penjenengan. Insya allah akan saya laksanakan, kiat-kiatnya. Nuwun.

  13. Pekerjaan Tidak akan pernah habis….biarpun kita sudah tutup usia..selama kita bekerja dan bekerja untuk uang..di situlah sesungguhnya kita bekerja untuk uang.kenapa kita tdk coba uang yg bekerja untuk kita

  14. saya sdg merintis usaha dan sdg getol2nya kadang urusan usaha dan bekerja di kantor sering bertabrakan bingung memilihnya dan memandang keduanya sama penting…padahal kedua2nya sm2 menghasilkan…

  15. Terimakasih mas Yodhia,
    kebetulan saya sendiri seringkali merasa waktu 24 jam terasa kurang. Bahkan untuk nulis diblog sudah satu bulan belum posting.

  16. Terima kasih. Tulisannya membuat saya sadar selama ini ternyata banyak waktu terbuang percuma untuk hal-hal yg kurang mendukung karir.

    Good post !

  17. Terimakasih atas email dan sajian-sajian yang bagus pak…
    saya butuh recovery untuk usaha saya yang sedang dalam tahap survival karena operasional dan pemasukan yang ndak balance, termasuk tagihan-tagihan pinjaman modal yang bikin kelimpungan..

  18. Om Yodhia, salam kenal, saya seorang pelajar SMA. Klo masalah terbesar saya sih bukan masalah ngatur waktu, tapi masalah ngatur TENAGA. Pulang sekolah jam 4, trus malamnya hampir selalu ngantuk, shg nggak bisa belajar. Gimana mas?

Comments are closed.