Kendala dalam Penerapan Sistem Key Performance Indicators

Kini semakin banyak organisasi perusahaan yang menerapkan sistem key performance indicators (KPI) dalam mengelola kinerja para karyawannya. Bahkan sejumlah organisasi publik – semacam Depkeu – akan mulai melakukan implementasi sistem KPI ini secara nasional mulai tahun 2010.

Sistem KPI diyakini akan memberikan ruang bagi pengelolaan kinerja karyawan secara lebih obyektif. Sebab dengan adanya serangkaian indikator kinerja yang terukur, maka proses evaluasi karyawan yang selama ini sarat dengan aura subyektivitas dapat diminimalkan. Melalui penetapan angka target kinerja yang transparan, maka proses evaluasi karyawan diharapkan akan menjadi lebih akuntabel.

Key performance indicators sendiri merupakan serangkaian indikator kinerja kunci yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja sebuah posisi. Demikianlah, sebagai misal, seorang manajer pemasaran memiliki sejumlah KPI seperti : persentase pangsa pasar; persentase pertumbuhan penjualan ataupun indeks brand awareness. Sementara seorang manajer HRD dapat memiliki sejumlah KPI seperti : persentase turn over karyawan; revenue per employee; ataupun skor kepuasan karyawan.

Persoalannya, proses penerapan KPI dalam banyak hal ternyata bukan sebuah pekerjaan yang mudah. Yang biasanya pertama kali muncul adalah problem identifikasi KPI. Harus diakui proses identifikasi ini juga merupakan pekerjaan yang cukup kompleks. Ada sejumlah posisi yang relatif mudah penentuan KPI-nya, seperti misalnya posisi di area pemasaran, produksi dan penjualan. Namun ada juga posisi-posisi lain yang agak tricky jika memang akan disusun KPI-nya, misalkan posisi di area general affairs atau bagian umum (karena bagian ini pekerjaannya mengurusi tetek bengek perusahaan, kadang agak susah menentukan KPI-nya).

Selain proses identifikasi, terdapat dua tantangan lain yang acap menjadi kendala dalam penerapan sistem KPI secara efektif. Tantangan yang pertama adalah kesiapan sistem monitoring pencapaian KPI. Berdasar pengamatan, saya kira aspek ini yang acap menghadang penerapan KPI. Yang dimaksud dengan sistem monitoring adalah adanya sebuah mekanisme yang mencatat pencapaian KPI secara konsisten, reguler dan akurat.

Oke, untuk KPI seperti tingkat penjualan atau jumlah produk yang reject, mungkin mudah didapat dan selama ini sudah ada pelaporannya. Namun sebagian besar KPI lain kadang membutuhakn sistem reporting yang baru. Sebagai misal, KPI bagian maintenance adalah : rata-rata waktu untuk menyelesaikan kerusakan sarana produksi; atau persentase sarana kantor yang rusak sebelum waktunya. Jika ada KPI semacam ini, maka segera harus disusun sistem yang dapat mencatat data realisasi kedua KPI itu secara konsisten.

Yang sering muncul, perusahaan sudah mengidentifikasi KPI untuk setiap posisi dengan baik; namun kemudian tidak siap dengan mekanisme monitoringnya. Akibatnya ketika akhir semester atau akhir tahun akan dievaluasi, angka realisasi KPI-nya kosong atau diisi dengan ngawur. Tentu saja ini namanya KPI Gaming atau menganiaya sistem KPI demi kepentingan diri sendiri.

Tantangan kedua menyangkut persoalan kultur yang bersifat klasik. Bahasa lainnya, kurang adanya komitmen yang cukup kokoh dari segenap karyawan – atasan dan bawahannya – dalam proses mengelola pencapaian KPI tim kerjanya. Sering semua posisi dalam sebuah bagian sudah lengkap memiliki KPI, namun kemudian seluruh karyawan dibagian itu – mulai dari manajer hingga staffnya – lupa untuk melakukan proses review KPI secara periodik (misal sebulan sekali) dan konsisten.

Disini acapkali sang manajer (atau kepala bagian atau atasan) kurang menunjukkan kepedulian yang kokoh terhadap pencapaian KPI dari segenap anak buahnya. Masing-masing staf dibiarkan mengisi realisasi KPI-nya sendiri (atau bahkan kadang sang manajer ndak tahu apa isi KPI anak buahnya !). Pada akhirnya, proses penerapan KPI tergelincir menjadi semacam formalitas belaka.

Kenyataan diatas nicaya akan memunculkan kegagalan proses monitoring dan review KPI secara sistematis dan mencerahkan. Padahal keberhasilan penerapan KPI sangat bergantung pada proses review periodik ini. Dalam proses review inilah, pencapaian KPI dan target kinerja diisi dengan valid, dievaluasi, dan kemudian didiskusikan secara konstruktif. Dan tentu saja, proses ini membutuhkan leadership dan peran aktif dari para atasan (manajer, kabag, kabid, dan sejenisnya).

Sebab, tanpa komitmen dan peran aktif dari para leader di setiap lini organisasi, proses penerapan KPI kadang keburu layu ditengah jalan.

Note : Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang KPI dan performance management, silakan KLIK DISINI.

Photo credit by : icgetaway @flickr.com

15 comments on “Kendala dalam Penerapan Sistem Key Performance Indicators
  1. sejauh ini, saya menilai KPI memang menjadi sebuah indikator yang paling tepat untuk jadi penilaian pekerjanya. faktor utama, memang lepas dari faktor subyektivitas atasan/bos, dan juga transparansi mengenai targetan yang harus dicapai oleh si karyawan. tapi terkadang, masih ada beberapa perusahaan yang belum mau menerapkan KPI atas dasar bos/atasan lebih berhak menentukan nasib karyawan.

    tapi yang jadi pertanyaan adalah, perlukan KPI untuk karyawan kontrak? yang durasinya belum tentu 1 tahun.. –> karyawan kontrak 1 tahun saja, terkadang KPI-nya juga tidak diberikan/tidak transparan

  2. Banyak yang menjadi concern perusahaan adalah komitmen terhadap KPI itu sendiri beserta targetnya. Umumnya melakukan performance appraisal di akjhir tahun dan baru pada saat itulah KPI beserta targetnya disusun/ditulis. Penilaian kinrja bukanlah aktifitas sekali setahun dan di akhir tahun saja, namun monitoring proses sejak bujet disepakati bersama dengan target-targetnya, maka sejak saat itulah KPI beserta targetnya dibuat dan disepakati antara atasan dan bawahan. Saya jumpai banyak hal dimana performance scorecard hanya diisi pada akhir tahun dan sistim performance management-nya tidak berjalan dengan baik khususnya monitoring. Ini yang sering menghambat kesuksesan performance management itu sendiri.

  3. Artikel yg renyah, enak dibaca dan perlu….dan kini perkenankanlah sy sharing….
    Saya berada dlm lingkungan MNC yg sdh punya performance system yg lumayan bagus, shg tugas sy tinggal implement global system tsb di lingkungan sy yg terdiri dari 180an professional staffs & leaders. Beberapa sesi edukasi telah dilakukan tentang pentingnya hal ini, serta apa konsekuensi (+/-) bila system ini tidak dilakukan, namun tetap sj kesadaran akan performance based management ini dirasa kurang sekali.
    Yang terjadi, kebanyakan (tdk semuanya sih) para atasan terutama, menjalankan ini hanya sekedar menggugurkan tugas rutin saja. Itupun dilakukan saat bag HR ngoprek2 mereka bahwa jadwal ini terkait dgn jadwal subsidary lain di belahan bumi yg lain shg kita tdk boleh terlambat, etc, etc…shg ya KPI hanya di buat asal2an sj. Bila disadari, kalau system ini dijalankan ‘dengan sepenuh hati’ maka para leaders akan mendapat yg paling besar dimana tugas/target yg dipikulnya bisa ditransformasikan ke team membersnya shg akan merupakan colective effort (gotong royong) yg pasti hasilnya akan lbh optimal dibanding (misalnya) atasan kurang pintar ‘mendelegasikan’ tugas shg dia pontang panting sendiri sementara anak buah hanging around going nowhere. Dgn dmk, yg menjadi persoalan adalah, Adakah cara/tip utk meningkatkan ‘performance oriented culture’?

  4. Di Group Astra system KPI ini udah berjalan dg bagus selama bertahun-tahun. Target selama setahun dah ditentukan di awal tahun. Tiap closing akhir bulan dirilis report performance masing2 personal per bulan tsb. Di akhir tahun masing-masing karyawan wajib mengisi PA (Performance Apraisal)hasil dr actual performance yg sudah ditabung bulanan selama setahun tsb. Sehingga angka-angkanya pun objective, transparan dan tdk muncul secara tiba-tiba seperti sulapan.

  5. KPI memang merupakan tool yang terbaik saat ini, tapi untuk mendapatkan hasil yang optimal dari KPI perlu kesadaran semua pihak untuk mengisi dan mengevaluasi secara benar.
    Di tempat kerja saya sudah pakai KPI sudah lama tapi peleksananya selalu asal dan tidak pernah dievaluasi, diisi hanya diakhir tahun aja.

  6. KPI, adalah hal yang lazim diterapkan di perusahaan-perusahaan besar. KPI untuk jajaran pejabat atau para pegawai Negeri Sipil sudah seharusnya dilakukan 10-20 tahun yang lalu. Karena kita tahu betapa buruknya para pegawai, terutama para pegawai di pelayanan umum. Terlalu birokrasi, padahal bisa dilakukan lebih cepat. Contoh di daerah, untuk masalah perijinan investasi bisa dianggap sudah ada perbaikan. tetapi masih banyak daerah yang ketinggalan, untuk pembuatan KTP atau akte kelahiran saja memakan waktu sampai 2 minggu. Banyak hal untuk dapat merubah negeri ini, terutama PNS-nya. Karena mereka di gaji dari uang rakyat !

  7. @ Pak Mitro (# 3): salah satu cara yang sering dipakai adalah menjadikan “pembinaan kinerja staff” sebagai KPI sang manajer. Di perusahaan GE, setiap manajer harus punya KPI tentang “review kinerja staff”; dan bobot KPI ini dianggap sama penting dengan KPI lainnya.

    @ Agus (# 4); bagus sekali kalau demikian. Saya lihat di anak perusahaan Astra yang lain, juga begitu. Semua unit, semua manajer sangat aware dengan KPI unitnya, demikian juga setiap staf peduli sekali dengan KPI-nya. Dan ini dimonitor setiap bulan. Great.

  8. Klo Reward & Punishment untuk KPI nya jelas dan kontras mungkin bisa membantu. Klo sekedar KPI KPI an saja ya mungkin jadi sekedar beban tambahan rutinitas tanpa arti.

  9. @ Budi (8); memang akan lebih ideal kalau KPI juga dikaitkan dengan reward secara obyektif. Jadi ada koneksi dengan benefit/remunerasi.

    Namun saya termasuk yang percaya bahwa KPI adalah sebuah elemen penting untuk pengembangan diri sendiri — entah ia dikaitkan dengan reward atau tidak. Dulu ketika saya bekerja, saya punya KPI dan saat itu belum dikaitkan dengan reward/punishment.

    Namun setiap bulan kami mereview pencapaian KPI itu dengan tekun; percaya bahwa hasil KPI merefleksikan potensi kita; dan ia memberikan sebuah potret yang obyektif mengenai sejauh mana kita punya prestasi.

    Bagi orang-orang yang rindu dengan pengembangan diri; yang sadar tentang arti penting sebuah goal; ia pasti akan merefleksikan pencapaian KPI itu dengan penuh ketekunan dan kesadaran — tanpa terlalu peduli apakah ini ada kaitannya dengan reward atau tidak.

    Sebab pada akhirnya, KPI adalah tentang how far you can go….dan bagi profesional sejati yang sadar tentang personal mastery, itu jauh lebih penting dibanding sekedar reward.

  10. sudah selayaknya proses penetapan KPI melibatkan pihak practical dan leadernya. Sudah pasti dengan penetapan yg tidak asal dan tidak menekan serta tidak over confidence terutama tidak ingin terlihat sok lebih. Maka KPI bisa berjalan dengan flexible.

    Sejauh ini perusahaan saya Inventco.net yg bergerak dibidang Internet marketing & Social media expert. Sudah bbrp kali menerapkan KPI. Hasilnya sering ber-tegang-tegang dikejar target result. Walaupun sampai sejauh ini hasilnya memuaskan.

  11. @Pak Yodh
    Jika KPI lebih difungsikan utk mengembangkan potensi pekerja, betapa manisnya. Dalam opini saya, KPI diset oleh perusahaan dan lebih berfungsi saat dipandang dari sisi perusahaan, bukan individu pekerja. Bahkan KPI sering dijadikan alat pressure dengan reward dan punishment berupa dua kata. Stay or leave (praktis hanya ada punishment). Paling terasa bagi sales atau pekerja kontrak. Mungkin pegawai tidak peduli ada reward atau tidak, yg penting bekerja maksimal, namun perusahaan butuh hasil,target, dan dengan KPI yang jelas akan mudah bagi perusahaan memberikan punishment.

  12. Pak Yodh, saya masih penasaran untuk menentukan KPI pada posisi yang agak sulit dalam menentukan indikator kerjanya. Misal untuk GA dan sekretaris tersebut?

  13. @ Widi (# 12), kpi yang lazim dipakai untuk GA :
    – Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan user
    – Jumlah pencurian dalam setahun(kalau GA juga menangani sekuriti)
    – Jumlah kecelakaan mobil yang disebabkan kelalaian supir (jika GA juga mengurungi pool mobil kantor)
    – Skor kepuasan user atas layanan dari pihak GA

    Untuk sekretaris, kpi yang mungkin bisa digunakan :
    – Persentase penugasan khusus yang bisa diselesaikan tepat waktu
    – Persentase akurasi kearsipan (surat, email, dll) dan dokumen agenda.

  14. Pak Yodhia mungkin yang perlu kita tinggkatkan adalah “performance oriented culture”…..ini mungkin di indonesia yang masih kurang berkembang. Jangankhan berfikir how far can you go……kalau berfikir kesitu akan juga dibandingkan dengan how far UMK can go..culture kita yang membuat KPI tidak berkembang…..dan mungkin ini juga disebabkan adanya istilah “karyawan kotrak”.

  15. untuk learning & growth tidak semua bergantung pada SDM,contoh nya adalah improvement IT & SOP.yang saya tanyakan KPI yg dipakai untuk IT dan SOP itu biasanya ap ya?saya mencoba benchmark dari perusahaan lain blm ad

Comments are closed.